¿Cómo elegir tu Common Data Environment?

Elegir el common data environment adecuado es un paso fundamental para la implementación del BIM (Building Information Modeling) en un proyecto. El common data environment (CDE) constituye uno de los factores clave en el éxito de un proyecto de construcción, dado que tiene un impacto directo en la gestión del mismo. No hace falta decir que debes ser muy cuidadoso cuando eliges tu CDE, una elección equivocada rápidamente puede volverse dañina para tu salud financiera y retrasar la construcción del proyecto por varios meses.

Además, el número de CDEs ha crecido de forma significativa en los últimos años, haciendo que sea más difícil elegir el adecuado para un proyecto. Esta es la razón por la que hemos creado este pequeño checklist para ayudarte a elegir el CDE que encaje mejor en tus necesidades. Si elegir un common data environment no es fácil, cambiarlo durante el desarrollo del proyecto lo es menos.

1. Las prestaciones

Las prestaciones deben ser lo primero que analices. Las especificaciones técnicas son el corazón de tu proyecto, por lo que tendrás que evaluar minuciosamente los distintos common data environment para encontrar el que mejor se adapte. La mayoría de CDEs tienen funcionalidades básicas similares y proporcionan una oferta similar, aun así, algunos de ellos pueden disponer de prestaciones a mayores que te hagan falta. Como primer consejo, haz una lista de todos los CDE que hayas encontrado y pruébalos si te dan esa oportunidad. A continuación deberás contestar las siguientes cuestiones para determinar cuál es la mejor solución para tu proyecto:

• ¿Me permite la solución respetar el BIM execution plan (BEP) de mi proyecto?
• ¿Es compatible con los formatos de archivo que utiliza mi equipo, especialmente con IFC (industry Foundation Classes)? ¿Formatos nativos?
• ¿Se pueden configurar los derechos de acceso de acuerdo con las responsabilidades y misiones de los diferentes participantes?
• ¿Permite implementar los flujos de trabajo que requiere mi proyecto?
• ¿Se puede acceder al CDE desde cualquier dispositivo (ordenador, iOS, Android, tablet)?
• ¿Se puede acceder al CDE sin conexión a la red?
• ¿Ofrece el CDE interoperabilidad entre los software empleados en el proyecto?
• ¿El CDE ofrece plugins (Revit, Archicad, Naviswork, Tekla, Solibri, etc.)?
• ¿Proporciona el CDE cuadros de mando analíticos para medir la eficacia de las distintas acciones?

2. La facilidad de uso

La experiencia de usuario es definitivamente la categoría más difícil de analizar porque puede ser algo muy subjetivo. Hemos hecho una lista con algunas cuestiones que pueden ayudarte. No hace falta decir que es esencial que pruebes las diferentes plataformas para comprobar que CDE se adapta mejor a ti. Si esto no es posible, intenta obtener el feedback directamente de otros usuarios o busca en webs como Capterra o G2. En ellas se comparan cientos de software y recopilan feedback de usuarios registrados. Aquí tienes algunas cuestiones que pueden ayudarte a definir la experiencia de usuario:

• ¿Se puede acceder al CDE vía online, a través de un navegador simple, sin necesidad de instalar software de terceros?
• ¿Se puede utilizar sin intervenir en mi sistema de información, ni tampoco en el de las partes interesadas que participarán en el proyecto?
• ¿Hay algún periodo de prueba gratuita para probar el Common Data Environment (CDE)?
• ¿Es fácil de usar? ¿Las personas con pocos conocimientos de BIM pueden manejar fácilmente la herramienta?
• ¿La experiencia de uso del CDE es fluida? ¿Es posible manejar la herramienta sin ayuda externa?
• ¿Tiene un buen soporte técnico como videotutoriales, manuales de uso, FAQs?

3. El precio

Obviamente, el precio es un elemento clave que te ayudara a elegir el common data environment adecuado a tu proyecto. Dependiendo de las prestaciones que necesites y el número de participantes del proyecto, el precio puede variar mucho. Por lo que debes asegurarte de responder todas estas cuestiones para evitar sorpresas desagradables durante la fase de ejecución del proyecto.

• ¿Cuánto cuesta? ¿El pago es mensual o anual?
• ¿Cuántas personas van a utilizar el Common Data Environment?
• ¿Cuál es el modelo de precios del CDE (pago por usuario, pago por proyecto, pago por tamaño del proyecto, etc.)?
• ¿Estará bajo control el presupuesto de mi CDE si se añaden nuevos participantes?
• ¿La asistencia técnica está incluida en el plan?
• ¿Se ofrecen cursos de formación o hay que pagar costes adicionales por ellos?

4. El servicio

En esta categoría puedes evaluar los servicios adicionales que ofrece un common data environment. Estos no son los primeros aspectos que se tienen en cuenta, pero sin duda pueden influir en las decisiones a la hora de elegir el CDE adecuado. Aquí tienes algunas cuestiones a tener en cuenta:

• ¿Dónde se almacenan los datos?
• ¿Es el país o la región donde se almacenan los datos un punto decisivo para ti?
• ¿Cuálo es el SLA (Service-level agreement) proporcionado por el CDE?
• ¿Qué tipo de asistencia ofrece el Entorno Común de Datos (sistema de tickets, correo electrónico, línea directa, gestor de cuentas dedicado)?
• ¿El servicio de asistencia funciona 24 horas al día, 7 días a la semana?

Esta lista no es exhaustiva y podrían añadirse nuevos criterios más adelante. Hemos publicado un framework muy completo que puedes personalizar para ayudarte a elegir el CDE adecuado para tu proyecto. Puedes descargar gratuitamente el framework en este link.