Schadenmanagement in der Baubranche

Statistiken zeigen, dass eine der größten Sorgen der Unternehmensleiter in der Baubranche (Architektur, Ingenieurwesen, Bau und Betrieb) die Fähigkeit ihrer Unternehmen ist, mit Schadensfällen umzugehen. Dies lässt sich dadurch erklären, dass die Kultur der Branche auf Schadensfälle ausgerichtet ist und somit tief in der Geschichte der Wertschöpfungskette selbst verwurzelt ist.

Die Situation

Im Großen und Ganzen ist die AECO-Branche eine fragmentierte Branche mit kleineren Akteuren oder Rollen, die es ihnen ermöglichen, je nach Projekt immer wieder in unterschiedlichen Konstellationen zusammenzuarbeiten. Diese Fragmentierung ist sehr flexibel, erleichtert aber nicht die Umstrukturierung, kontinuierliche Verbesserung und Spezialisierung eines monolithischen Unternehmens. Gleichzeitig sind die vertraglichen Verantwortlichkeiten und Risiken auf all diese Akteure verteilt, was eine Abstimmung der Gesamtinteressen sehr schwierig macht.

Da das Baugewerbe zyklisch ist, d. h. je nach Land und globalen Schwankungen von einem Boom zu einem sehr schwachen Aufschwung übergehen kann, haben die meisten Akteure, die überlebt haben, eher eine Strategie der Flexibilität und der Fähigkeit zu wachsen und zu schrumpfen als sehr langfristige Investitionen gewählt. In erster Linie geht es darum, das nächste Projekt zu akquirieren, alles andere ist zweitrangig. Wenn es nicht genügend Projekte gibt, schrumpfen die Unternehmen einfach wieder. Dies ist nicht der ideale Boden für nachhaltige, qualitätsorientierte mittel- und langfristige Strategien.

Was Unternehmen als Umfeld für die Professionalisierung all ihrer Prozesse und Abläufe brauchen, ist zunächst die Herausforderung, einen vorhersehbaren Cashflow zu generieren, d. h. eine vorhersehbare Anzahl von Projekten, die Jahr für Jahr eingehen. Und das ist nicht der Fall. Ein wichtiger Faktor ist, dass man, um einen vorhersehbaren Fluss von eingehenden Aktivitäten zu haben, zuerst den Ursprung dieser Aktivitäten verstehen und beeinflussen muss.

Der Ursprung ist bipolar: auf der einen Seite der Bau mit öffentlichen Geldern, auf der anderen Seite die Aktivitäten, die aus privaten Investitionen entstehen. Die Akteure versuchen, neue Kunden zu gewinnen und sich zu vergewissern, dass ihre Arbeit so gut ist, dass sie auch bei künftigen Projekten mit ihnen zusammenarbeiten werden. Darüber hinaus beteiligen sich die Fachleute ständig an öffentlichen Ausschreibungen in der Hoffnung, einen Teil dieses Marktes zu erobern.

Die privaten Eigentümer oder Entwickler bringen nicht ständig neue Projekte auf den Weg. Auch der öffentliche Sektor ist unberechenbar, wenn es darum geht, dass ein Unternehmen versucht, genau abzuschätzen, wie viel Geschäft es in den nächsten drei Jahren sehen wird. Der interessanteste Faktor ist jedoch die Tatsache, dass Projekte am Ende den Zeit- und Kostenrahmen überschreiten, und dies ist eine Art akzeptiertes Konzept (das wahrscheinlich aus dem öffentlichen Sektor stammt). Je nach Land bieten die Akteure ihre Dienste 20 bis 30 % unter dem Preis an, da sie wissen, dass es einen Mechanismus gibt, um das Geld zurückzugewinnen. Dies ist ein historisch gewachsenes Konzept, und selbst die privaten Eigentümer planen Rückstellungen ein, weil sie wissen, dass dies geschehen wird. Und nicht zuletzt ist der Zeitaufwand, den die Akteure in ihr “Akquisitionssystem” investieren müssen, hoch. Die Branche ist also enorm zersplittert in kleine Einzelteile, die projektbezogen zusammenarbeiten, wobei die Budgets mehr als knapp sind.

In Spanien gibt es ein Sprichwort, das besagt: “Weiß und in einer Flasche”. Der perfekte Boden für wirtschaftliche Spannungen und Interessenkonflikte, da die wirtschaftliche Gesundheit der meisten Beteiligten davon abhängt, wie viele Änderungsaufträge in Bezug auf Dienstleistungen oder Material sie in den ursprünglichen Vertrag hineinkämpfen können.

Siehe den Artikel: Generate new business models.

Die Herausforderung

Damit soll kein negatives Bild der Bauwirtschaft gezeichnet werden, aber so ist sie seit den Römern. Es ist wichtig zu verstehen, dass ein starkes Forderungsmanagement die Grundlage für das Überleben der Beteiligten und damit ihres Unternehmens ist. Ursprünglich gibt es für jeden von ihnen einen Vertrag, der festlegt, was zu liefern ist. Während der Monate der Projektdurchführung müssen sie sich damit auseinandersetzen, ob die Lieferung den Erwartungen entspricht, ob sie zu spät kommt, ob die Lieferung fehlerhaft ist oder ob sie gar nicht geliefert wird.

All diese Änderungen spiegeln sich in verschiedenen Arten von Kommunikationsabläufen wider:

• Informell: z.B. E-Mail, WhatsApp, usw.;
• Formal: z. B. ein Satz veröffentlichter Zeichnungen oder Dokumente mit Anmerkungen, die in die gemeinsame Datenplattform hochgeladen werden;
• Superformell: einschließlich der offiziellen Informationslieferungen, die einen Zusatz zu einem Vertrag darstellen.

Die Bau-Akteure wissen, dass dies alles einfach klingen mag, aber es ist eine komplexe Maschinerie, um die Leute darüber zu informieren, was heute offiziell Teil des Projekts ist und was nicht. Und das gesamte Forderungsmanagement basiert darauf, diese Informationsflüsse “anzugreifen” und zu beweisen, dass jemand nicht genau das getan hat, was mit ihm vereinbart wurde. Intern haben die meisten Unternehmen kein Problem mit diesen Informationsflüssen, Daten und Entscheidungen. Außerdem wird niemand intern vor Gericht gehen, um sie einzufordern.

Die eigentliche Herausforderung besteht also darin, eine “Handelsplattform” oder ein System aufzubauen, das die Risiken aller Beteiligten abdeckt und ihnen hilft, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Schon in den BB-Jahren (vor der Building Information Modeling (BIM)-Technologie) verstand man das Konzept einer einzigen Quelle der Wahrheit. Ein einziger Punkt, von dem aus die Daten in Form von Informationspaketen an die Teilnehmer verteilt wurden. Auf dem Papier war dies bereits eine Herausforderung, da wir in erster Linie in 2D planten und Interpretationen zu unterschiedlichen Ergebnissen führen konnten. Die Hinzufügung einiger weiterer Ds führte zu mehr Standards, Teilnehmern, Regeln und digitalen Informationen. Die Bau-Akteure sind noch dabei, die Bedeutung dieser Elemente zu verstehen. Selbst die rechtlichen Rahmenbedingungen sind nicht eindeutig, und noch weniger, wenn es um internationale Projekte geht, da die Gesetze in den verschiedenen Ländern unterschiedlich sind (Artikel über Normen, Einhaltung).

Die Antwort

Aber auch hier gilt: Die Projektbeteiligten müssen 3 Aspekte abdecken, wenn es um die Kontrolle des Forderungsmanagements geht.

• Sie brauchen einen Raum, in dem die Dokumente des Projekts aufbewahrt werden (die aktuellen und die archivierten);
• Sie brauchen einen Raum, in dem die virtuellen Modelle leben (die aktuellen und die archivierten);
• Sie brauchen einen Raum, in dem die Kommunikation zentralisiert ist und der die Möglichkeit bietet, die Modelle und Dokumente direkt einzubeziehen oder zu verknüpfen.

Diese drei Dimensionen müssen eindeutig sein (nicht mehrfach für jeden Teilnehmer) und dann gefiltert werden, so dass jeder Teilnehmer entscheiden kann, was geteilt wird und was in Arbeit ist.

Da diese Projekte sehr langwierig sind und sich das Software-Ökosystem jedes Jahr ändert, müssen diese drei Dimensionen auf neutralen und offenen Formaten und Standards basieren (z. B. Open Common Data Environment, BIM Collaboration Format BCF, Industry Foundation Classes IFC), damit sie auch in Zukunft zugänglich sind, unabhängig davon, ob Sie eine bestimmte Softwareanwendung haben oder nicht.

Siehe: Fünf gute Gründe für die Verwendung von Open BIM.

Andrés Garcia Damjanov, Chief Revenue Officer (CRO) bei Catenda.