RACI-matrise

Hva er RACI-modellen?

Hva er RACI-indikatoren

Hva betyr RACI?

RACI er en forkortelse som står for responsible, accountable, consulted og informed (ansvarlig, står til ansvar, rådført og informert). Hvert element i RACI-modellen er knyttet til en bestemt rolle i BIM (bygningsinformasjonsmodellering)-prosjektet.

Hva er det som definerer de fire rollene i et RACI-diagram, og hva er disse rollene i prosjektledelse?

Responsible (ansvarlig)

Denne typen rolle viser til en prosjektleder eller et teammedlem som har ansvar for å gjennomføre oppgavene, milepælene og leveransene på en vellykket måte.

Accountable (står til ansvar)

Personen som har denne rollen er ofte en senior leder som har den øverste myndigheten over hvordan oppgaver og leveranser skal gjennomføres.

Consulted (rådført)

Personen i denne rollen fungerer som en rådgiver som bidrar med ulik innsikt og ulike synspunkter for å veilede teamet om et bestemt tema eller en bestemt oppgave.

Informed (informert)

Informerte prosjektmedlemmer kan være en kunde eller en ansatt som ikke er direkte involvert, men som det er nødvendig å holde oppdatert om status på nåværende ytelse og framdrift i prosjektet.

Ved å kombinere 4 klart definerte funksjoner er RACI-modellen en nyttig matrise som er mye brukt både i prosjektledelse og i gjennomføring av BIM-prosjekter.

Hva er fordelene med RACI-indikatoren?

Sette en stopper for overflødig arbeid og optimalisere prosjektressurser

RACI-diagrammet hjelper team med å unngå overlapping og sikrer at ressursene fordeles effektivt til rett person med ansvar. Som et resultat kan alle oppgaver dekkes perfekt innenfor gitte rammer, og motoren settes i gang mot de endelige målene.

Fjerne konflikter om ansvar og myndighet blant involverte interessenter

Når man deltar i prosjektet, tildeles hvert individ en bestemt rolle. Derfor, når det kommer til fullføring av oppgaver og beslutninger, vil interessentene opptre profesjonelt, slik det ble avtalt i begynnelsen.

Styrke effektiv kommunikasjon

RACI-modellen er solid bygget opp med 4 likeverdige pilarer for å legge til rette for informasjonsdeling og utveksling av innsikt mellom ulike roller i prosjektet. På den måten fastsettes forventede resultater tydelig i en tidlig fase, noe som muliggjør et prosjekt som drives smidig og presterer godt.

Hvordan lage en god RACI-matrise

5 steg å følge når du bygger din egen RACI-matrise

Det finnes ulike verktøy og maler for å modellere et RACI-diagram, fra enkle og brukervennlige som regneark fra Microsoft Excel eller Google Sheets og tavler, til mer avanserte og tekniske løsninger som programvare. Uansett hvilken type mal og verktøy du velger, er det imidlertid avgjørende å involvere hele teamet ditt i ulike roller i å bidra til prosessen.

Steg 1 – Identifiser prosjektrollene

Først av alt lager du en liste over involverte interessenter, inkludert navnene deres og rollene de spiller i prosjektet, knyttet til R, A, C eller I for å legge grunnlaget for matrisen. I mange tilfeller anses ett navn per rolle som optimalt.

Steg 2 – Fastslå prosjektoppgavene, milepælene og leveransene

Det andre steget understreker betydningen av kommunikasjon og gjensidig enighet om forventede resultater blant teammedlemmene helt fra begynnelsen. Du bør organisere møter, rundebordsdiskusjoner eller arrangementer der nøkkelinteressenter kan definere de viktige oppgavene og konkrete leveransene de er fast bestemt på å oppnå til slutt. Basert på det kan du ha et tydelig og fullstendig sett med oppgaver å gjennomføre i de neste stegene.

Steg 3 – Tildel de riktige oppgavene til den riktige rollen

Nå har du 2 sett i hendene, oppgaver og roller. Oppdraget ditt er å gjennomgå ressursfordelingen din grundig og gi personene i rollen R, A, C eller I de oppgavene som passer dem best. I dette steget er det noen tips og beste praksiser du bør huske på.

• Bare ett navn kan tildeles Accountable (står til ansvar)
• Hver oppgave bør ideelt sett ha minst én Responsible (ansvarlig) og én Accountable (står til ansvar)

Steg 4 – Skap enighet om tildelte oppgaver og roller i teamet

Etter at systemet er satt opp, er det på tide å ha et møte med alle aktørene og interessentene for å sikre at alt er riktig samstemt og at det ikke er uenighet eller misforståelser om gjennomføringsfasen. Når du har fått tilslutning, vil BIM-prosjektet definitivt gå smidig.

Steg 5 – Få tilbakemeldinger og analyser for å forbedre RACI-diagrammet gjennom hele prosjektet

Prosjektet vil utvikle seg, noe som betyr at du hele tiden må være oppmerksom på kommentarer og tilbakemeldinger fra teammedlemmene dine og tilpasse RACI-matrisen til den aktuelle situasjonen. På den måten kan du løse eventuelle konflikter som oppstår i tide, korrigere aktive oppgaver etter tilbakemeldinger ved behov og styre framdriften på best mulig måte.

Gjør og ikke gjør når du lager en RACI-matrise

Gjør

• Tydeliggjør konkrete grunner til hvorfor en RACI-matrise er avgjørende og nyttig for BIM-prosjektet ditt og organisasjonen din
• Oppretthold transparens for å sikre at alle i teamet ditt er informert og fullt klar over både oppgavene sine og eventuelle endringer som skjer
• Finn og ta i bruk den riktige RACI-malen for BIM-prosjektet ditt

Ikke gjør

• Ikke jobb med RACI-diagrammet helt alene, men oppmuntre i stedet gruppen av teammedlemmer til å delta og dele tilbakemeldinger og ideer
• Ikke la for mange rådgivere bli involvert i prosjektet ditt, for å unngå tidkrevende handlinger og overholde fristene
• Ikke overvelde teammedlemmene dine med oppgaver eller unødvendig informasjon.

Hvis du ikke er så begeistret for RACI-rammeverket, her er 2 alternativer du kan vurdere

De mest brukte alternativene til RACI er PACSI og RAPID

PACSI

PACSI lar flere individer gjennomgå arbeidet til en person som står til ansvar. Det er 5 ulike roller i matrisen, som er Performed, Accountable, Control, Suggested og Informed.

RAPID

Oppfunnet av Bain & Company hjelper RAPID med å tydeliggjøre beslutningsansvar gjennom avgrensning av roller og ansvar. Recommend, Agree, Perform, Input og Decide er indikatorene i denne modellen.