Acabe com as atas de reunião e impulsione sua produtividade

A ata de reunião pode ser o primeiro e mais fácil passo a ser dado para iniciar sua transformação digital. Em vez de longas atas de reunião, acompanhe seu progresso usando o gerenciamento dinâmico de tarefas e problemas. O formato aberto de Colaboração BIM (BCF), uma forma de trocar questões e tarefas, tem poderes ocultos incríveis para nossa indústria.

Todos nós já os vimos: As atas de reunião tendem a ser longas e sinuosas e crescem em tamanho durante a vida útil do projeto. É um documento estático, escrito por uma pessoa e distribuído para a equipe após cada reunião. Nas páginas 23, 27 e 45 você encontrará as tarefas e questões relacionadas a você. Alguém mais encontrará suas tarefas e questões nas páginas 12, 15 e 57. O pobre gerente deve acompanhar tudo isso, recebendo feedback de cada indivíduo, talvez por e-mail, de status, quando as coisas são feitas, ou atualizações que precisam do envolvimento de mais uma pessoa da equipe. Então, em tempo hábil antes da próxima reunião, a ata deve ser atualizada, copiando-a para um novo documento e atualizando o texto. Todos precisam ler tudo novamente para ter certeza de que estão em dia. Isto é complicado na melhor das hipóteses, mas muito provavelmente disfuncional.

Resume-se a três coisas importantes:

• Que tarefas são designadas a quem, e quando devem ser concluídas para que o projeto esteja dentro do prazo?
• Que problemas surgiram, quem deve ser responsável por resolvê-los e quando eles precisam ser resolvidos para que o projeto permaneça dentro do prazo?
• Quais decisões são tomadas, por quem e quando?

O controle completo disto fará com que qualquer projeto avance sem problemas e de forma previsível. Isto significa que existem reuniões para alinhar a equipe nestas três categorias e garantir que os membros da equipe do projeto estejam fazendo o melhor possível para realizar tarefas, resolver problemas e ter um registro de decisão transparente.

O Poder e o Valor do Ambiente de Dados Comum

Em vez de rastrear isso em documentos, listas dinâmicas tratadas pelo Ambiente de Dados Comum (CDE), tornará muito mais eficaz manter-se a par do progresso e manter o controle completo do projeto. As listas dinâmicas permitem filtrar por relevância, atualizando cada item com novo status de forma distribuída, de modo que todos tenham acesso instantâneo ao status em tempo real de cada item. Não há necessidade de reportar o status de uma tarefa em um e-mail ao gerente, simplesmente atualize o status da tarefa no CDE e instantaneamente todos sabem. As questões podem ser registradas e atribuídas assim que surgirem, mantendo todos alerta para possíveis atrasos, imediatamente. As decisões também podem ser registradas à medida que são tomadas, mantendo todos na mesma página o tempo todo. Com listas dinâmicas como esta, não há necessidade de atas de reunião, pois o verdadeiro status do projeto é mantido atualizado em tempo real e todos podem facilmente focar as listas com filtros, para garantir que elas permaneçam em cima de seus próprios itens e se preparem para cada marco.

O Valor do BCF

É aqui que o Formato de Colaboração BIM (BCF) pode liberar seu potencial ainda não explorado. É realmente um padrão aberto para a troca de tarefas, problemas e decisões entre diferentes softwares, que é feito sob medida para nossa indústria. Embora o BIM (Building Information Modeling) faça parte de seu nome, o BCF também pode trabalhar em projetos sem o BIM. É um formato muito flexível, permitindo que cada projeto ou organização adapte as listas dinâmicas de tarefas, problemas e decisões às suas próprias necessidades específicas.

O Bimsync da Catenda é totalmente compatível com a norma BCF da buildingSMART International. Não apenas fomos os primeiros a apoiar totalmente as especificações API, mas contribuímos há muito tempo para o desenvolvimento do padrão. O BCF é construído no coração do Bimsync, com inovações inteligentes baseadas em anos de experiência e diálogo com os usuários da indústria. Uma e outra vez, novos clientes continuam nos dizendo que o Bimsync é o melhor da classe lá fora.
Veja o artigo: Como as APIs suportam inovações em um CDE aberto?

Quando os gerentes de projeto nos disseram que mover seus projetos das tradicionais atas de reunião para listas dinâmicas com problemas, tarefas e decisões, economizou 50 horas a cada mês e reduziu o e-mail em 80%, sabíamos que este era um dos primeiros passos importantes que qualquer projeto deveria dar para avançar em sua jornada digital.
Veja o artigo: Comece sua jornada BIM.

Há ainda mais economia a ser obtida com esta abordagem. Poupanças que, a longo prazo, muito provavelmente diminuirão as 50 horas poupadas a cada mês. Quando você se afasta da abordagem centrada em documentos de atas de reuniões e passa para listas dinâmicas em seu CDE (Common Data Environment), você cria dados valiosos que o ajudam a melhorar seu desempenho de projeto para projeto. Virtual Design and Construction (VDC), é uma metodologia estruturada desenvolvida na Universidade de Stanford nos EUA, que exige listas dinâmicas e dados com os quais aprender. Que é exatamente o que o BCF está fazendo. Catenda desenvolveu painéis de controle VDC que já estão ajudando empreiteiros gerais progressivos a melhorar seu desempenho de projeto para projeto. Os painéis VDC obtêm seus dados a partir de listas dinâmicas de tarefas, problemas e decisões baseadas no Formato de Colaboração BIM (BCF). Por exemplo, quantas tarefas em um determinado projeto estão atrasadas em seu prazo? Ou, qual é o desempenho real do projeto em comparação com o desempenho planejado? Ou que tal o conjunto agregado de dados mostrando quais projetos de uma organização são melhores em tarefas de encerramento? Estas organizações, executando todos os seus projetos em listas dinâmicas, melhoraram significativamente suas margens.

Por que o BCF? Por que não um sistema típico de gerenciamento de tarefas?

Existem muitos sistemas de gerenciamento de tarefas muito bons por aí que poderiam beneficiar qualquer projeto. A razão pela qual você deve escolher o BCF, é a sua conexão inteligente com o BIM. E o BIM não é apenas “BIM”. Pense em Building Information Modeling (BIM), neste contexto, como a estrutura central de dados de qualquer gêmeo digital para qualquer bem construído. Com isso em mente, ter de repente a conexão inteligente do BCF com o BIM torna-se incrivelmente importante para nossa indústria. O BCF permite que você ligue um problema, uma tarefa, uma decisão ou qualquer outro tipo de item em uma lista dinâmica, a um ponto de vista e a um conjunto de objetos em seus modelos, portanto em seu gêmeo digital. Isto é muito poderoso.

Antes de mais nada, isto dá uma enorme clareza a um problema, uma tarefa ou uma decisão. Com um ponto de vista em um modelo 3D, e uma lista de objetos a que isto pertence, torna-se muito mais claro para qualquer outra pessoa do que se trata. Esqueça os e-mails com capturas de tela e longas explicações e anotações complexas, para não mencionar o caos que a correspondência por e-mail tende a trazer consigo. Basta clicar em um botão quando você descobrir o problema e descrevê-lo brevemente e depois enviá-lo. Instantaneamente todos que precisam saber, sabem exatamente do que se trata a questão.

Em segundo lugar, ele permite que o gêmeo digital contenha o projeto e o histórico de construção de qualquer item relevante ali. Isto porque cada questão, tarefa e decisão relacionada a um item do gêmeo digital, terá um link um com o outro. A partir da questão, você pode ver a que portas, janelas ou tubos de água estão relacionados. Ou de qualquer ventilação ou coluna, você pode ver os assuntos, tarefas e decisões relacionadas a eles.

Em terceiro lugar, o formato permite a troca perfeita entre diferentes softwares. Isso significa que o arquiteto pode trabalhar em seu próprio software e ferramenta de projeto preferidos, e ver suas tarefas onde ele realmente faz seu trabalho. O Ambiente Comum de Dados (CDE) mantém o arquiteto dinamicamente atualizado sobre todas as mudanças em todas as tarefas, dentro de sua própria ferramenta. Mesmo clicando em uma tarefa, dentro de sua ferramenta de projeto, moverá o ponto de vista para o local exato, tornando muito eficiente completar tarefas e resolver problemas para todos os membros da equipe no projeto.

O CDE aberto da Catenda, Bimsync Arena, inclui todos estes conceitos poderosos. Não partimos de uma abordagem centrada em documentos, onde queríamos ajudar projetos a compartilhar documentos. Fizemos isso também, mas o importante era ajudar a mover nossa indústria a se tornar mais voltada para os dados. Isso significa que ajudamos a projetar essas características no padrão BCF, e certamente nos certificamos de que era uma parte vital de nossa própria plataforma CDE. Temos até mesmo este suporte em nossa API, tornando ainda mais poderosa a utilização dos ricos dados que coletamos e estruturamos em nossa plataforma. Comece sua própria jornada digital passando das atas de reunião para listas dinâmicas, e cresça conosco.

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Håvard Bell, CEO da Catenda.