Lorsqu’il s’agit d’investir dans de nouvelles technologies, de nombreuses entreprises peuvent hésiter à franchir le pas. Il arrive souvent que le personnel opérationnel ait un réel besoin d’une plateforme de collaboration, mais qu’aucun budget ne lui soit alloué, ou que la direction n’y voie pas d’intérêt particulier. Chez Catenda, nous proposons une alternative à nos licences standard, qui évite d’avoir à négocier de nouveaux budgets de projet, à trouver la bonne opération ou à attendre un consensus au sein des équipes : la preuve de concept (POC). Le POC fait partie des concepts de la méthode Agile et correspond à un test d’outil, de méthode de travail ou d’idée.
À quoi ressemble un POC réussi ?
Principe et mise en œuvre d’un POC
Si vous pensez qu’un POC est une sorte d’essai gratuit prolongé, lisez la suite. Un POC est un véritable engagement entre un prestataire de services et le client dans le but de déployer un service qui répond aux besoins exprimés. Il est moins contraignant qu’un contrat d’entreprise qui peut générer de la résistance chez certains utilisateurs. Cependant, un POC est plus structuré qu’une simple licence où le client est livré à lui-même.
Pour lancer un POC, il est nécessaire de se pencher sur les points suivants :
- Objectif(s) du client – Quels sont ses défis ? Que veut-il mettre en avant ? Quelles sont les fonctionnalités clés ? Vise-t-il un taux d’adoption de cette nouvelle technologie ? Y a-t-il un périmètre particulier à couvrir ? etc.
- Fréquence du suivi du fournisseur – Un client ne doit pas être laissé seul face à une page blanche, le fournisseur doit l’accompagner. Il est donc important de convenir de la fréquence du suivi du POC.
- Durée – un POC ne doit pas durer des années. En général, après quelques mois, le client peut déjà se faire une opinion sur la solution qu’il teste. L’objectif est d’accompagner le changement.
- Objectifs quantitatifs et/ou qualitatifs – Afin de pouvoir déterminer clairement et objectivement si le POC est un succès, le fournisseur et le client doivent se mettre d’accord sur des objectifs. Idéalement, il devrait y avoir un espace partagé où les deux parties peuvent voir en temps réel les progrès réalisés par rapport à ces objectifs.
- Engagement suite au POC – Encore une fois, un POC n’est pas un essai gratuit d’un service, mais plutôt une démonstration par l’essai. Cela signifie que si le système fonctionne et que les objectifs sont atteints, le POC devrait déboucher sur un contrat.
- Personnes clés – Chaque partie prenante doit déterminer qui seront les personnes clés pour ce POC, que ce soit du point de vue technique, commercial ou opérationnel. Les canaux de communication doivent également être définis en fonction du type d’information à communiquer (email, téléphone, tableau de bord, messagerie instantanée, etc.).
- Budget – Un POC nécessite des ressources du côté du client mais aussi du côté du fournisseur. Cela comprend le suivi, la formation, la rédaction de rapports, le partage de l’avancement des objectifs, etc. Le fournisseur s’efforce de garantir le succès du POC. À la fin de la preuve de concept, le prestataire de services soumettra un rapport reprenant les différentes actions menées, les éléments soulevés par le client ou le prestataire, et l’atteinte ou non des objectifs. Ce rapport permettra de conclure le POC et d’envisager un contrat global avec les autres services de l’entreprise (juridique, informatique, etc.).
Exemple concret : Equans
Pour illustrer la mise en œuvre d’un POC, nous avons interviewé Michael Hatchi, BIM Manager chez Equans (anciennement Engie Solutions) en Belgique. Equans est une société d’ingénierie spécialisée dans les réseaux et les grands projets d’infrastructure. Michael est responsable de la coordination et de la gestion du processus BIM (Building Information Modeling), principalement au niveau de la conception et parfois jusqu’à la livraison du projet.
Comment avez-vous entendu parler de Catenda Hub ? Qu’est-ce qui vous a intéressé dans la plateforme ?
Michael a été nommé BIM Manager au début d’un projet dont Equans était le maître d’œuvre. Il devait rédiger un plan d’exécution BIM et souhaitait mettre à jour le contrat d’Equans.
Après avoir téléchargé notre BIM Execution Plan (BEP), Michael s’est penché sur Catenda et les services qu’ils offraient. « À l’époque, je réfléchissais à l’optimisation et à la rationalisation de nos outils numériques », explique Michael. Equans disposait d’une multitude d’outils qui n’étaient que partiellement utilisés, et « Catenda proposait un outil qui concentrait tous mes besoins : la gestion BCF (BIM Collaboration Format), une visionneuse de maquettes et la coordination des documents. « Je suis venu pour le conseil, je suis resté pour le service. »
Pourquoi avoir choisi de faire un POC plutôt que de prendre une licence Catenda Hub classique ?
Michael a opté pour le POC plutôt qu’une licence Catenda Hub (anciennement Bimsync) classique « parce qu’il permet de tester l’outil autant que l’entreprise et son service », explique-t-il. Le marché regorge de technologies interconnectables qui répondent à des besoins spécifiques, mais les clients manquent généralement de support et sont livrés à eux-mêmes.
« Si nous avions fait un simple essai gratuit, Catenda Hub (anciennement Bimsync) aurait fonctionné tel quel. Mais c’est généralement lorsqu’on utilise réellement l’outil et qu’on l’intègre aux processus que l’on peut voir comment la plateforme se comporte dans un écosystème. Et sans cette interaction avec le fournisseur, la valeur ajoutée de la plateforme n’est pas aussi claire. » La relation client était essentielle pour Michael et le reste de sa division, car ils dépendent de fournisseurs de logiciels qui développent des écosystèmes de solutions numériques de plus en plus vastes. « Ce n’est pas comme acheter une pelle, qui a une utilité simple. Ici, on parle d’outils aux fonctionnalités multiples et complexes. »
Un POC permet également d’avoir un point de contact unique (SPoC) chez le fournisseur ; a fortiori les demandes et les besoins seront mieux compris et entendus à mesure que la relation entre les partenaires se développe.
Qu’est-ce qui est important pour vous dans ce POC ?
Trois domaines clés du POC ont été identifiés par Michael :
- Vérifier l’efficacité et la pertinence de Catenda Hub (anciennement Bimsync)
- Optimiser la gestion des tâches de l’équipe
- Créer un véritable lien (de liaison/partenariat) avec Catenda.
Au cours de cet essai, il y a eu des problèmes technologiques et humains. « C’était mon premier POC. On m’a souvent proposé des essais gratuits pendant des mois, mais sans suivi, ce qui se solde presque toujours par un échec. » Ici, Equans a payé pour l’utilisation de la solution tout en investissant déjà dans son futur déploiement. « Cet investissement est également partagé avec Catenda, car les équipes ont été présentes pour nous. C’est un pari et un engagement des deux parties. »
Qu’avez-vous apprécié dans le POC avec Catenda ?
« Ce que j’ai vraiment apprécié, c’est l’échange privilégié avec Catenda et leur écoute à mon égard », confirme Michael. Grâce aux échanges réguliers avec les équipes de Catenda, Michael a pu avoir une meilleure vision du déploiement de Catenda Hub et avoir un aperçu des fonctionnalités futures. “
Quelle est la suite pour ce POC ?
« La première chose est d’assurer la continuité du partenariat entre Catenda et notre division chez Equans. » Ensuite, Michael et son équipe ont pour mission de promouvoir le BIM au sein du groupe (Building Information Modeling). Pour ce faire, ils veulent s’entourer de partenaires qui les aideraient à le faire, en particulier ceux qui proposent des solutions faciles à utiliser et complètes. Comme chaque acteur a un niveau de maturité BIM différent, il faut que la solution soit adaptée aux connaissances de chacun et permette la communication avec toutes les parties prenantes.
La devise de Catenda est « Grandir avec nous » ; le support est aussi important que la pertinence de nos outils. Le POC d’Equans est une parfaite illustration de l’investissement que nous faisons chez nos clients pour qu’ils puissent mieux travailler et que nous puissions bénéficier de leur expertise pour améliorer continuellement notre service. N’hésitez pas à nous contacter pour un POC et à grandir avec nous.
Michael Hatchi, BIM Manager, Equans