RACI Matrix

¿Qué es el modelo RACI?

Qué es el indicador RACI

¿Qué significa RACI?

RACI es una terminología que significa responsable, aprobador (accountable), consultado e informado. Cada elemento del modelo RACI se asocia a un rol concreto en el proyecto BIM (Building Information Modeling).

¿Qué define los cuatro roles de una tabla RACI y cuáles son estos roles en la gestión de proyectos?

Responsable (Responsible)

Este tipo de rol se refiere a un gestor de proyecto o a un miembro del equipo que se encarga de llevar a cabo con éxito las tareas, los hitos y los entregables.

Aprobador (Accountable)

La persona que asume este rol suele ser un líder sénior que tiene la autoridad última sobre cómo deben realizarse las tareas y los entregables.

Consultado (Consulted)

La persona en este rol actúa como asesor que aporta distintas ideas y opiniones para consultar al equipo sobre un tema o tarea concretos.

Informado (Informed)

Los miembros informados del proyecto pueden ser un cliente o un empleado que no participa directamente, pero al que es necesario mantener al día sobre el estado del rendimiento actual y el progreso de un proyecto.

Al combinar 4 funciones claramente definidas, el modelo RACI es una matriz útil muy usada tanto para la gestión de proyectos como para la implementación de proyectos BIM.

¿Cuáles son los beneficios del indicador RACI?

Poner fin al trabajo redundante y optimizar los recursos del proyecto

La tabla RACI ayuda a los equipos a evitar solapamientos y garantiza que los recursos se asignen de forma eficaz a la persona adecuada con responsabilidad. Como resultado, todas las misiones quedan perfectamente cubiertas dentro de una condición dada y el motor se pone en marcha hacia los objetivos últimos.

Eliminar el conflicto de responsabilidad y autoridad entre las partes interesadas implicadas

Al participar en el proyecto, a cada persona se le asigna un rol concreto. Por lo tanto, cuando llega el momento de completar tareas y tomar decisiones, las partes interesadas se comportarán de forma profesional, tal como se acordó al principio.

Impulsar una comunicación eficaz

El modelo RACI se estructuró de forma sólida con 4 pilares equivalentes para facilitar el intercambio de información e ideas entre los distintos roles del proyecto. Al hacerlo, los resultados esperados se determinan con claridad en una fase temprana, lo que permite que el proyecto funcione con fluidez y buen rendimiento.

Cómo crear una matriz RACI decente

5 pasos a seguir al crear tu propia matriz RACI

Existen varias herramientas y plantillas disponibles para modelar un diagrama RACI, desde las más sencillas y fáciles de usar, como las hojas de cálculo de Microsoft Excel o Google Sheets y las pizarras, hasta soluciones más avanzadas y técnicas como el software. Sin embargo, sea cual sea el tipo de plantilla y herramienta que elijas, es crítico implicar a todo tu equipo, en sus distintos roles, en la contribución al proceso.

Paso 1 – Identifica los roles del proyecto

En primer lugar, formulas una lista de las partes interesadas implicadas, incluidos sus nombres y los roles que desempeñan en el proyecto, asociándolos con R, A, C o I para fundamentar la matriz. En muchos casos, se considera óptimo un solo nombre por rol.

Paso 2 – Concreta las tareas, los hitos y los entregables del proyecto

El segundo paso resalta la importancia de la comunicación y el acuerdo mutuo sobre los resultados esperados entre los miembros del equipo desde el primer momento. Deberías organizar reuniones, mesas redondas o eventos para que las partes interesadas clave definan las tareas importantes y los entregables tangibles que se empeñan en lograr al final. A partir de ahí, puedes tener un conjunto de tareas claro y completo para implementar en los siguientes pasos.

Paso 3 – Asigna las tareas correctas al rol correcto

Ahora tienes 2 conjuntos en tus manos: tareas y roles. Tu misión es revisar a fondo la asignación de recursos y dar a las personas en el rol de R, A, C o I las tareas que mejor les encajen. En este paso, hay algunos consejos y buenas prácticas que deberías tener en cuenta.

• Solo se puede asignar un nombre a Aprobador (Accountable)
• Cada tarea idealmente tiene, al menos, una parte Responsable y una Aprobadora

Paso 4 – Alcanza el consenso sobre las tareas y los roles asignados dentro del equipo

Después de montar el sistema, es hora de reunirse con todos los actores y partes interesadas para asegurarse de que todo esté alineado correctamente y de que no haya desacuerdos ni malentendidos sobre la fase de ejecución. Una vez que consigas el compromiso, el proyecto BIM funcionará sin duda con fluidez.

Paso 5 – Recoge feedback y analiza para mejorar el diagrama RACI a lo largo del proyecto

El proyecto evolucionará, lo que significa que tienes que prestar atención constante a los comentarios y el feedback de los miembros de tu equipo y adaptar tu matriz RACI a la situación actual. Al hacer esto, puedes resolver a tiempo cualquier conflicto que surja, corregir las tareas activas según el feedback si es necesario y controlar el progreso de la mejor manera posible.

Lo que hay que hacer y lo que no al crear una matriz RACI

Hazlo

• Aclara las razones concretas por las que una matriz RACI es útil y beneficiosa para tu proyecto BIM y tu organización
• Mantén la transparencia para asegurarte de que todos en tu equipo estén informados y sean plenamente conscientes tanto de sus asignaciones como de cualquier cambio que se produzca
• Encuentra y adopta la plantilla RACI adecuada para tu proyecto BIM

No lo hagas

• No trabajes en el diagrama RACI solo por tu cuenta; en su lugar, anima a tu grupo de compañeros a sumarse y compartir su feedback e ideas
• No dejes que se impliquen demasiados consultores en tu proyecto, para evitar acciones que consuman mucho tiempo y cumplir con los plazos
• No abrumes a los miembros de tu equipo con tareas o información innecesaria.

Si no eres muy fan del marco RACI, aquí tienes 2 alternativas que puedes considerar

Las alternativas más usadas al RACI son PACSI y RAPID

PACSI

PACSI permite que varias personas revisen el trabajo de una persona aprobadora. Hay 5 roles distintos en la matriz, que son Realizado (Performed), Aprobador (Accountable), Control, Sugerido (Suggested) e Informado (Informed).

RAPID

Inventado por Bain & Company, RAPID ayuda a aclarar la responsabilidad en la toma de decisiones mediante la delimitación de roles y responsabilidades. Recomendar (Recommend), Acordar (Agree), Realizar (Perform), Aportar (Input) y Decidir (Decide) son los indicadores de este modelo.