Quand il s’agit d’investir dans des nouvelles technologies, beaucoup d’entreprises n’osent pas franchir le pas (article « Why is Building Information Modeling (BIM) not a constraint? » or « Generate new business models« ). Il arrive souvent que les opérationnels aient un réel besoin de plateforme de collaboration, mais qu’il n’y ait pas de budget alloué à cet effet, ou que la direction n’y voit pas un intérêt particulier. Chez Catenda, nous proposons une alternative à nos licences standards, ce qui permet d’éviter de négocier de nouveaux budgets projet, de trouver la bonne opération, ou encore d’attendre un consensus au sein des équipes : un Proof of Concept ou POC. Le POC est une mise à l’épreuve d’un outil, d’une méthode de travail ou d’une idée. Il fait partie des nombreux concepts plébiscités par la méthode Agile. A quoi ressemble un POC réussi ?

Principe et Mise en place d’un POC

Si vous pensez qu’un POC est une sorte d’essai gratuit prolongé, lisez la suite de cet article. Un POC est un véritable engagement entre un prestataire et son client dans l’objectif de déployer un service qui réponde au besoin exprimé. Celui-ci est moins contraignant qu’un contrat entreprise qui peut engendrer des résistances auprès de certains utilisateurs par exemple. Toutefois il est plus cadré qu’une simple licence au sein de laquelle le client est un peu plus livré à lui-même.

Pour bien démarrer un POC, il est nécessaire d’aborder les points suivants:

  • L’ (les) objectif(s) du client – Quels sont ses challenges ? Que souhaite-il mettre en avant ? Quelles sont les fonctionnalités essentielles ? Visent-ils un taux d’adoption de cette nouvelle technologie? Y a-t-il un périmètre en particulier qui doit être couvert ? etc.
  • La fréquence du suivi du prestataire – un client ne doit pas rester seul devant une page blanche, le prestataire doit l’accompagner. Il est donc important de se mettre d’accord sur la fréquence des revues du POC.
  • Une durée – un POC ne doit pas durer des années. Généralement, au bout de quelques mois le client peut déjà émettre un avis sur la solution qu’il met à l’épreuve. Le but n’étant pas de faire durer le plaisir, mais d’accompagner le changement.
  • Des cibles quantitatives et/ou qualitatives – pour pouvoir déterminer de manière claire et objective si le POC est réussi, il faut que le prestataire et le client se mettent d’accord sur des objectifs. L’idéal est alors de disposer d’un espace partagé, où les deux parties puissent voir en temps réel les progrès par rapport à ces cibles.
  • Un engagement à la suite du POC – encore une fois un POC n’est pas un essai gratuit d’un service, mais plutôt une démonstration par l’épreuve. Cela veut dire que si le système fonctionne et les cibles sont atteintes alors un POC doit déboucher sur un contrat.
  • Les personnes clés – chacune des parties doit déterminer qui vont être les personnes clés de ce POC que ce soit d’un point de vue technique, commercial ou opérationnel. Les canaux de communication doivent également être définis selon le type d’information qui doit être remontée (email, téléphone, tableau de bord, messagerie instantanée, etc.)
  • Un budget – un POC nécessite des ressources côté client mais également côté prestataire. Cela comprend les suivis, les formations, la rédaction de rapports, le partage de l’avancée des cibles, etc. Il y a un effort fourni par le prestataire pour garantir le succès du POC.

Idéalement, à la fin du Proof Of Concept, le prestataire remettra un rapport avec les différentes actions menées, les éléments qui ont pu être remontés par le client ou le prestataire, et l’atteinte ou non des cibles. Ce rapport permettra ainsi de conclure le POC et ainsi envisager un contrat global avec les autres services de l’entreprise (juridique, IT etc.).

Exemple concret: Equans

Pour illustrer la mise en place d’un POC, nous avons interrogé Michael Hatchi, BIM Manager chez Equans (anciennement Engie Solutions) en Belgique. Equans est une société d’Ingénierie spécialisée dans les réseaux et les projets d’infrastructure d’envergure. Michael est responsable de la coordination et du management du processus BIM (Building Information Modeling), principalement en conception et parfois jusqu’à la livraison des projets.

Modèle 3D dans Bimsync CDE

Comment as-tu entendu parler de Bimsync ? Qu’est-ce qui t’a intéressé dans la plateforme ?

Michael venait d’être missionné comme BIM Manager au démarrage d’un projet sur lequel Equans était la Maîtrise d’Oeuvre. Il devait donc rédiger une convention BIM et souhaitait mettre à jour celle d’Equans. À la suite du téléchargement de notre gabarit de convention BIM, Michael a fait des recherches sur Catenda et les services proposés. « J’étais à l’époque en pleine réflexion sur l’optimisation et la rationalisation de nos outils digitaux » explique Michael. Equans avait une multitude d’outils qui étaient utilisés seulement partiellement, et « Catenda proposait un outil qui concentre tous mes besoins (la gestion des BCF (BIM Collaboration Format), une visionneuse de maquettes et la coordination des documents) ». « Je suis venu pour le conseil, je suis resté pour le service »

Pourquoi as-tu choisi de faire un POC plutôt que de prendre une licence Bimsync classique ?

Michael a opté pour le POC plutôt qu’une licence standard de Bimsync « parce que cela permet de tester autant l’outil que l’entreprise et son service » déclare-t-il. Le marché est rempli de technologies interconnectables et répondant à des besoins spécifiques, mais les clients manquent généralement d’accompagnement et se trouvent donc livrés à eux-mêmes.

« Si nous avions fait un simple test gratuit, Bimsync aurait fonctionné en tant que tel. Toutefois, c’est généralement au moment de l’utilisation réelle et de l’intégration de l’outil dans les processus que l’on peut voir comment la plateforme se comporte au sein d’un écosystème. Et sans cet échange avec le prestataire, on voit moins bien la valeur ajoutée de la plateforme. » La relation client était essentielle pour Michael et le reste de son département, puisqu’ils sont tributaires des éditeurs de logiciels qui développent des écosystèmes de solutions digitales de plus en plus larges. « Ce n’est pas comme si on achetait une pelle, qui a une utilité simple. Ici on parle d’outils aux multiples fonctionnalités complexes. »

Un POC permet également d’avoir un Single Point of Contact (SPoC) chez le prestataire; à fortiori les demandes et besoins vont être mieux compris et entendus en même temps que la relation entre partenaires se développe.

projet construction equans

environnement commun de données bimsync catenda vue 3d
Vue dans Bimsync

Qu’est-ce qui est important pour toi dans ce POC ?

Trois axes clés du POC ont été relevés par Michael:

  • La vérification de l’efficacité et de la pertinence de Bimsync
  • L’optimisation de la gestion des tâches de l’équipe
  • La création d’un véritable lien (d’une liaison/d’un partenariat) avec Catenda.

Lors de cet essai, il y avait donc des enjeux technologiques et humains. « C’était mon premier POC. J’ai souvent reçu des propositions d’ essais gratuits pendant des mois, mais sans suivi, qui tombent quasiment systématiquement à l’eau. » Ici Equans a payé pour l’utilisation de la solution tout en investissant dors et déjà dans son déploiement futur. « Cet investissement est en plus de ça partagé avec Catenda, car les équipes nous ont accompagnés. C’est un pari et une volonté des deux parties ».

Bimsync vue modèle 3d model environnement commun de données

Qu’est-ce qui t’as plu dans le déroulement du POC avec Catenda ?

« Ce qui m’a beaucoup plu c’est l’échange privilégié et l’écoute chez Catenda. » confirme Michael. Grâce à un échange régulier avec les équipes de Catenda, Michael a pu avoir une meilleure vision sur le déploiement de Bimsync et avoir un aperçu en avant première des fonctionnalités futures.

vue 3d dans Bimsync ecd ouvert

Quelle sera la suite de ce POC ?

« La première chose est de pérenniser le partenariat entre Catenda et notre département chez Equans ». De plus, Michael et son équipe ont pour mission de promouvoir le BIM dans le groupe. Dans cette perspective, ils ont envie de s’entourer de partenaires qui les aideraient à le faire et plus particulièrement ceux qui proposent des solutions simples d’utilisation et suffisamment complètes. Chaque acteur a un degré de maturité BIM différent, il est nécessaire que la solution soit adaptée aux connaissances de chacun et permette de communiquer avec toutes les parties prenantes.

La devise de Catenda est « Grow with us » (évoluez avec nous); l’accompagnement est tout aussi important que la pertinence de nos outils. Le POC d’Equans est une parfaite illustration de l’investissement que nous mettons auprès de nos clients pour qu’ils puissent mieux travailler et pour que nous puissions bénéficier de leur expertise pour améliorer en continu notre service. N’hésitez plus et contactez nous pour un POC et grow with us.

Bianca Giorsetti, Regional Manager Pays Francophones, Catenda

Michael Hatchi, BIM Manager, Equans