Catenda Team Les environnements de travail sont amenés à changer avec la numérisation. Cette dernière remet en question nos anciennes méthodes de travail. Le processus conduira à une augmentation de la qualité et de la productivité des compétences, du respect et de la collaboration au sein de l’équipe. Catenda Hub, conçu pour le travail en équipe, coordonne la coexistence dans cet environnement numérique si diversifié en termes de spécialités, de langues et de cultures.
5S vs. Catenda Hub
Le principe des 5s vient du Japon et comprend cinq mots : Seiri, Seiso, Seiton, Seiketsu, et Shitsuke, traduits par “Supprimer l’inutile”, “Situer les choses”, “Faire scintiller”, “Standardiser les règles” et “Suivre et progresser”. Ce sont les cinq principes que les individus doivent appliquer dans leur environnement de travail. La mission est d’optimiser les performances personnelles, d’améliorer la qualité et, par conséquent, le résultat final.
Lorsque le travail collaboratif entièrement délocalisé est nécessaire entre plusieurs individus, plusieurs langues et différentes façons de gérer le travail, il est impératif d’établir des normes communes. Les processus de travail de la modélisation des informations du bâtiment (BIM) (Building Information Modeling) héritent leur forme de coexistence des principes fondamentaux du Lean. Cependant, ils ne sont pas toujours connus de tous les membres de l’équipe. Cela peut constituer un obstacle important lorsque nous avons été habitués à travailler individuellement. Toutefois il est possible d’y remédier.
Dans cet article, nous allons montrer comment fusionner les principes du Lean en utilisant Catenda Hub (anciennement Bimsync). L’interface Catenda Hub (anciennement Bimsync) est la plateforme où nous disposons d’une visionneuse pour consulter les modèles , d’un canal de communication (incidents) et d’un CDE (Environnement Commun de Données) (documentation). Il est évident qu’une mauvaise utilisation de ses fonctionnalités pourrait conduire le projet au chaos. Toutefois les outils pour parvenir au “projet idéal” sont à votre portée. Comment y parvenir ? En utilisant les 5S.
1st S: Seiri – “Supprimer l’inutile” (Sort)
Identifiez, classez, séparez et éliminez les documents et matériels inutiles du lieu de travail, en conservant ce qui est essentiel à l’activité quotidienne. Rassembler toutes sortes d’informations n’est pas efficace. Plus le volume est important, plus les participants au projet perdent du temps à chercher ce dont ils ont besoin. Par conséquent, plus la possibilité de faire des erreurs s’ils ne trouvent pas la dernière version est grande, et plus cela génère du stress et du découragement.
Lorsque l’on travaille dans Catenda Hub (anciennement Bimsync), il est essentiel de mettre à la disposition de tous les membres de l’équipe, des informations utiles et précises pour prendre des décisions dans leur domaine de responsabilité. Les informations non vérifiées ne doivent être partagées car elles pourraient entraîner des erreurs de qualité, des pertes de temps, etc.
Par exemple, la fonctionnalité “modèle” dans Catenda Hub (anciennement Bimsync) vous permet d’accéder à l’historique complet des travaux. En principe, on ne se passe d’aucun modèle. Tous les participants au projet connaissent une situation qui les oblige à revenir à des versions antérieures parce que les derniers développements n’ont pas apporté l’amélioration attendue. Les critères de valeur et la durée de conservation sont établis dès le début et communiqués à tous les participants. De manière à ce qu’il n’y ait pas de pertes d’informations ou d’erreurs, l’administrateur du projet est responsable de la suppression des informations affectées au projet.
La bibliothèque, où sont stockés les documents, est important. A chaque étape du projet, des informations supplémentaires sont ajoutées et ces dernières peuvent devenir encombrantes. Pour être “Lean”, il faut que toute cette documentation soit valide et donc pertinente. De maniere à réguler l’accès aux informations, des permissions sont attribuées aux participants. Tout le monde ne peut pas tout partager. Chacun a des accès déterminés.
2nd S: Seiso – “Situer les choses” (Set in order)
Une fois que les participants ont sélectionné sur la plateforme tout ce qui apporte une valeur ajoutée au développement de leur projet, ils doivent s’assurer que les informations générées se trouvent à l’endroit prévu à cet effet. Il faut alors faire preuve d’agilité pour consulter ou télécharger un document. De plus, si l’information ne se trouve pas au bon endroit, ils pourraient penser que quelqu’un l’a supprimée sans prévenir et, par conséquent, cela génère un problème.
Catenda Hub (anciennement Bimsync) est structuré en fonction de ces fonctionnalités, mais c’est l’utilisateur qui décide comment organiser le contenu. Cependant, le système lui-même offre de nombreuses possibilités de rangement des données. Prenons l’exemple des sujets ; la gestion des sujets peut être structurée en fonction de différents panneaux qui peuvent traiter de divers aspects du projet. De plus, les participants sont impliqués dans l’un ou l’autre en fonction de leurs compétences, ce qui limite le temps de recherche.
3rd S: Seiton – “Faire scintiller” (Shine)
Pour maintenir un environnement de travail efficace, il faut aussi que ce dernier soit ordonné. Quel est l’intérêt d’avoir quelque chose qui prend de la place et n’apporte pas de valeur ajoutée à notre activité ? De la confusion ? Du temps perdu à attendre l’ouverture de fichiers ? Le travail multi-utilisateurs a tendance à produire une surcharge d’informations parce que chacun conserve des choses “au cas où”, qui sont inutiles et gênent le reste des membres.
Dans le cas de Catenda Hub (anciennement Bimsync), le système lui-même permet d’identifier chaque révision de tout document. Elles sont toutes numérotées, et l’absence de l’une d’entre elles peut déclencher des alertes au sujet d’une éventuelle erreur.
4th S: Seikestu – “Standardiser les règles” (Standardize)
En plus d’éviter la dégradation de ce qui a été réalisé dans les trois premiers S, la standardisation représente le meilleur moyen de réaliser un travail ordonné. Elle permet aux utilisateurs de distinguer une situation typique d’un cas anormal et, par conséquent, assure une performance de qualité. Ce qui est considéré comme “anormal” est susceptible d’être éliminé de nos processus de production.
Si nous revenons au cas de Catenda Hub (anciennement Bimsync), l’Envrionnement Commun de Données (CDE) ouvert, la pletforme fixe ses normes dans sa structure de travail. C’est ensuite le BIM Manager qui fixe les paramètres d’utilisation. Ces derniers dépendront alors de son niveau d’exigence. La publication des normes, des instructions, des risques et des interdictions est essentielle. Tous les participants impliqués dans le projet doivent connaître les cahier des charges et sont responsables de leur respect.
5th S: Shitsuke – “Suivre et progresser” (Sustain)
Maintenant que nous avons défini les normes de travail, il est temps de les maintenir en mettant en place des pratiques efficaces. Il est question ici de s’améliorer. C’est la phase dans laquelle le participant obtient de l’autonomie et peut donner le maximum de lui-même. De plus, il peut détecter les déviations et remonter aux responsables pour qu’à leur tour, ils conduisent toujours le projet vers une amélioration continue.
Catenda Hub (anciennement Bimsync) vous permet de collecter facilement des données pour vérifier le respect des normes. En suivant les sujets, les participants peuvent examiner une multitude de paramètres tels que les temps de réponse, la charge de travail de chaque membre de l’équipe, les types d’incidents dominants, le respect des jalons… Vraiment de l’or, si l’on a en tête de continuer à s’améliorer. La connexion de Catenda Hub (anciennement Bimsync) avec des intégrations telles que Power BI va beaucoup plus loin, permettant de réaliser des analyses avancées.. Toujours en évolution et meilleures.
Eva 
Dag 
Andres 