OIR BIM – Organisatorische informatievereisten

In de hedendaagse bouwwereld is het goed omgaan met informatie niet zomaar mooi meegenomen; het is een must. Bovenaan de manier waarop we informatie organiseren, in lijn met de belangrijke ISO 19650-standaard, staan de Organisatorische informatievereisten (OIR). De OIR is niet zomaar een technisch document; het is als een kaart voor bedrijven, die laat zien welke informatie ze nodig hebben om hun belangrijkste bedrijfsdoelen te bereiken en het meeste uit hun gebouwen en assets te halen.

Wat is OIR BIM?

Organisatorische informatievereisten (OIR) zijn de belangrijkste informatiebehoeften van een bedrijf die rechtstreeks verband houden met zijn overkoepelende doelen. In BIM beschrijft OIR welke informatie een bedrijf moet verzamelen, beheren en gebruiken om zijn langetermijndoelen te bereiken. Deze doelen kunnen gaan over de bedrijfsvoering, het beheer van gebouwen, het naleven van regels of het maken van beleid.

Anders dan informatie die maar voor één project nodig is, kijkt OIR naar het hele bedrijf. Het stelt belangrijke vragen:

• Welke informatie heeft onze organisatie nodig om efficiënt te functioneren?
• Welke gegevens zijn cruciaal voor effectief assetbeheer en besluitvorming gedurende de gehele levenscyclus van onze gebouwde assets?
• Hoe kan informatie onze strategische doelen ondersteunen, zoals duurzaamheid, kostenreductie of grotere klanttevredenheid?

OIR is dus de eerste en belangrijkste stap voor alle andere informatiebehoeften. Dit omvat informatie voor het Asset Information Model (AIM) en de Employer Information Requirements (EIR BIM), die vervolgens voeding geven aan de Project Information Requirements (PIR BIM). Deze top-downaanpak zorgt ervoor dat alle informatie die in projecten wordt gemaakt en gedeeld, rechtstreeks bijdraagt aan het hoofdplan van het bedrijf.

De plaats van de OIR binnen het ISO 19650-kader

ISO 19650, de internationale standaard voor informatiemanagement met BIM, legt sterk de nadruk op het opstellen van duidelijke informatievereisten. De OIR wordt expliciet gedefinieerd als het uitgangspunt in deze hiërarchische structuur. Het biedt de strategische context waaruit meer gedetailleerde informatievereisten worden afgeleid.

Zie het als een bevelsketen voor informatie:

• Organisatorische informatievereisten (OIR): het strategische "waarom". Waarom heeft de organisatie informatie nodig? Wat zijn de overkoepelende bedrijfsdoelen?
• Asset Information Requirements (AIR): afgeleid van de OIR, definieert de AIR de informatie die nodig is om de assets van een organisatie gedurende hun gehele operationele leven effectief te beheren en te exploiteren.
• Project Information Requirements (PIR): voortkomend uit zowel OIR als AIR, specificeert de PIR de informatie die van een specifiek project nodig is om de strategische en assetbeheerdoelen van de organisatie te halen.
• Employer Information Requirements (EIR BIM): dit document, uitgegeven door de opdrachtgevende partij, beschrijft in detail de informatie die het uitvoeringsteam moet leveren voor een bepaalde opdracht of contract. Het vertaalt de PIR naar concrete vereisten voor het project.

Deze gestructureerde aanpak, ondersteund door een robuuste strategie voor het beheer van bouwgegevens, zorgt ervoor dat informatie niet lukraak wordt verzameld, maar doelgericht en waardevol is en rechtstreeks bijdraagt aan het strategische succes van de organisatie.

OIR en de kracht van openBIM

Terwijl ISO 19650 ons vertelt welke informatie nodig is en waarom, laat het de vraag open hoe je ervoor zorgt dat deze informatie betrouwbaar stroomt over uiteenlopende projecten, teams en digitale tools. Om de doelen uit de OIR echt te bereiken, vooral over verschillende projecten heen en met diverse teams en software, wordt het concept openBIM cruciaal.

openBIM is een manier van werken die zich richt op het gebruik van open standaarden en gemeenschappelijke gegevensformaten, zoals IFC (Industry Foundation Classes). Het gaat erom dat informatie eenvoudig gedeeld en gebruikt kan worden door iedereen die bij een project betrokken is, ongeacht welke software ze gebruiken. Het slecht barrières tussen verschillende tools en zorgt voor soepelere samenwerking.

Hoe verbindt OIR zich met openBIM?

• Bruikbaarheid van gegevens waarborgen: als je OIR aangeeft dat je informatie nodig hebt voor assetbeheer op lange termijn, biedt openBIM de weg waarlangs die informatie decennialang bruikbaar en toegankelijk blijft, zelfs als de software verandert. Het voorkomt dat je gegevens "opgesloten" raken in een specifiek programma.
• Samenwerking ondersteunen: OIR vereist vaak informatie uit veel verschillende bronnen en teams. openBIM maakt deze samenwerking makkelijker doordat verschillende software met elkaar kan "praten" via gedeelde, open formaten. Zo kunnen alle partijen bijdragen aan en toegang krijgen tot de informatie die in de OIR is gedefinieerd.
• Informatie toekomstbestendig maken: door te vragen om informatie die op een "open" manier kan worden beheerd, stelt de OIR een norm voor veerkracht. Dit betekent dat de waardevolle gegevens die tijdens een project worden verzameld, bruikbaar blijven gedurende de gehele levensduur van de asset en toekomstige beslissingen en werkzaamheden ondersteunen.
• Keuzevrijheid bevorderen: wanneer een OIR is afgestemd op openBIM-principes, betekent dit dat organisaties de beste software en tools voor elke specifieke taak kunnen kiezen, in plaats van gedwongen te worden slechts één merk te gebruiken. Dit stimuleert innovatie en voorkomt dat je vastzit aan één leverancier.

Terwijl OIR je dus het waarom en wat van je informatiebehoeften vertelt, biedt openBIM het hoe om die informatie echt deelbaar, bruikbaar en waardevol te maken gedurende de gehele levensduur van je gebouwen en infrastructuur. Het gaat om het opbouwen van een gemeenschappelijke taal voor iedereen in de sector.

Een uitgebreide OIR ontwikkelen: belangrijke overwegingen

Het opstellen van een effectieve OIR vraagt om een gezamenlijke, interdisciplinaire inspanning. Het vereist input van diverse afdelingen en belanghebbenden binnen de organisatie, waaronder de leiding, assetbeheerteams, operationeel personeel en IT. Belangrijke overwegingen zijn:

• Strategische afstemming: de OIR moet rechtstreeks gekoppeld zijn aan de strategische bedrijfsdoelen van de organisatie. Dit vereist inzicht in hoe informatie betere besluitvorming mogelijk maakt, de inzet van middelen optimaliseert en prestaties stimuleert.
• Huidige en toekomstige behoeften: naast het inspelen op directe operationele behoeften moet de OIR anticiperen op toekomstige vereisten, zoals de invoering van nieuwe technologieën of veranderende regelgeving. Deze vooruitziende blik is cruciaal voor digitale transformatie op lange termijn.
• Doel en gebruik van informatie: voor elk stuk geïdentificeerde informatie moet de OIR duidelijk het doel en het gebruik ervan definiëren. Deze duidelijkheid voorkomt het verzamelen van overbodige of irrelevante gegevens.
• Gegevensstandaarden en protocollen: de OIR moet fundamentele richtlijnen vaststellen voor gegevenskwaliteit, formaat en consistentie. Dit legt de basis voor de invoering van standaarden zoals COBie voor gestructureerde assetinformatie of het definiëren van de benodigde Level of Information Need.
• Bestaande systemen en processen: een beoordeling van bestaande informatiesystemen en workflows is essentieel om hiaten en verbetermogelijkheden te identificeren. De OIR moet de weg vrijmaken voor het integreren van nieuwe informatiebeheerpraktijken met bestaande systemen.
• Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid: het duidelijk definiëren van rollen en verantwoordelijkheden voor het genereren, beheren en gebruiken van informatie is belangrijk. Een RACI BIM-matrix kan hierbij een waardevol hulpmiddel zijn.

De voordelen van een goed gedefinieerde OIR

De inspanning die wordt gestoken in het ontwikkelen van een uitgebreide OIR levert aanzienlijke voordelen op, stimuleert digitale transformatie en verbetert de algehele organisatieprestaties:

• Betere besluitvorming: door informatiebehoeften op strategisch niveau te verduidelijken, krijgen organisaties op het juiste moment toegang tot de juiste gegevens, wat beter geïnformeerde en proactieve beslissingen mogelijk maakt over assetbeheer, kapitaaluitgaven en operationele efficiëntie.
• Betere assetprestaties: een goed gedefinieerde OIR zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor effectieve assetexploitatie en -onderhoud gedurende de gehele projectlevenscyclus wordt vastgelegd, wat leidt tot betere assetprestaties, minder stilstand en een langere levensduur van assets.
• Gestroomlijnde informatiestroom: de OIR biedt een duidelijke routekaart voor informatie-uitwisseling, wat duplicatie, fouten en inconsistenties vermindert. Dit draagt bij aan een efficiënter proces voor beheer van bouwgegevens.
• Minder risico en kosten: door vroegtijdig te anticiperen op informatiebehoeften kunnen organisaties risico's beperken die samenhangen met ontbrekende of onnauwkeurige gegevens, wat leidt tot minder herstelwerk, vertragingen en kostenoverschrijdingen. Het ondersteunt ook de naleving van veranderende regelgeving, zoals die met betrekking tot een milieumanagementplan voor de bouw.
• Meer samenwerking: een duidelijke OIR bevordert betere samenwerking tussen interne afdelingen en externe projectbelanghebbenden door iedereen op gemeenschappelijke informatiedoelen af te stemmen. Dit wordt verder versterkt door een robuuste naleving van het BIM-protocol.
• Basis voor BIM-volwassenheid: de OIR is een belangrijke aanjager voor het verhogen van de BIM-niveaus van een organisatie, waarbij men verder gaat dan louter 3D-modellering naar geïntegreerd informatiebeheer en geavanceerde samenwerkingsworkflows. Het ondersteunt ook de invoering van concepten zoals GUID BIM voor de unieke identificatie van objecten.

Conclusie

De Organisatorische informatievereisten (OIR) zijn meer dan alleen een bureaucratische oefening; ze zijn een strategische noodzaak voor elke organisatie die wil floreren in het moderne bouwlandschap. Door duidelijk te definiëren welke informatie nodig is om bedrijfsdoelen te bereiken, kunnen organisaties een stevige basis leggen voor effectief informatiebeheer, samenwerking bevorderen en het volledige potentieel van BIM ontsluiten. Met platforms als Catenda Hub wordt de reis van strategische intentie naar praktische toepassing van OIR een naadloze en zeer waardevolle onderneming, waarbij waardevolle informatie een echte troef wordt gedurende de gehele levenscyclus van de gebouwde omgeving.