Besprechungsprotokolle reduzieren und Produktivität steigern

Der Verzicht auf Sitzungsprotokolle könnte der erste und einfachste Schritt sein, um Ihre digitale Transformation zu beginnen. Statt langwieriger Sitzungsprotokolle sollten Sie Ihre Fortschritte mithilfe eines dynamischen Aufgaben- und Problemmanagements verfolgen. Das offene BIM Collaboration Format (BCF), eine Methode zum Austausch von Problemen und Aufgaben, birgt unglaubliche Möglichkeiten für unsere Branche.

Wir haben sie alle schon gesehen: Besprechungsprotokolle sind in der Regel langatmig und werden während der Projektlaufzeit immer umfangreicher. Es ist ein statisches Dokument, das von einer Person geschrieben und nach jeder Sitzung an das Team verteilt wird. Auf den Seiten 23, 27 und 45 finden Sie die Aufgaben und Probleme, die Sie betreffen. Jemand anderes findet seine Aufgaben und Probleme auf den Seiten 12, 15 und 57. Der arme Manager muss all dies verfolgen und von jedem Einzelnen eine Rückmeldung erhalten, vielleicht per E-Mail, über den Stand der Dinge, wenn etwas erledigt ist, oder über Aktualisierungen, die von einer anderen Person im Team vorgenommen werden müssen. Dann, rechtzeitig vor der nächsten Sitzung, muss das Protokoll aktualisiert werden, indem es in ein neues Dokument kopiert und der Text aktualisiert wird. Jeder muss alles noch einmal lesen, um sicherzustellen, dass es auf dem neuesten Stand ist. Das ist bestenfalls umständlich, aber höchstwahrscheinlich dysfunktional.

Es geht um drei wichtige Dinge:

• Welche Aufgaben sind wem zugewiesen, und wann müssen sie erledigt sein, damit das Projekt im Zeitplan bleibt?
• Welche Probleme sind aufgetreten, wer sollte für ihre Lösung zuständig sein und wann müssen sie gelöst werden, damit das Projekt im Zeitplan bleibt?
• Welche Entscheidungen werden getroffen, von wem und wann?

Wenn man dies alles unter Kontrolle hat, wird jedes Projekt reibungslos und vorhersehbar vorankommen. Das bedeutet, dass Besprechungen dazu dienen, das Team auf diese drei Kategorien auszurichten und sicherzustellen, dass die Mitglieder des Projektteams ihr Bestes tun, um Aufgaben zu erledigen, Probleme zu lösen und ein transparentes Entscheidungsprotokoll zu führen.

Die Leistungsfähigkeit und der Wert der gemeinsamen Datenumgebung

Anstatt dies in Dokumenten zu verfolgen, können Sie mit dynamischen Listen, die von der Gemeinsamen Datenumgebung (CDE) verwaltet werden, viel effektiver den Fortschritt verfolgen und die vollständige Kontrolle über das Projekt behalten. Dynamische Listen ermöglichen es Ihnen, nach Relevanz zu filtern und jedes Element mit dem neuen Status auf verteilte Weise zu aktualisieren, so dass jeder sofortigen Zugriff auf den Echtzeitstatus jedes Elements hat. Sie müssen den Status einer Aufgabe nicht mehr per E-Mail an den Manager melden, sondern aktualisieren einfach den Aufgabenstatus im CDE, und schon wissen alle Bescheid. Probleme können in der Sekunde, in der sie auftreten, protokolliert und zugewiesen werden, so dass jeder sofort über mögliche Verzögerungen informiert ist. Entscheidungen können ebenfalls protokolliert werden, sobald sie getroffen werden, so dass alle jederzeit auf dem gleichen Stand sind. Mit dynamischen Listen wie dieser sind Besprechungsprotokolle überflüssig, da der tatsächliche Status des Projekts in Echtzeit auf dem neuesten Stand gehalten wird und jeder die Listen mit Hilfe von Filtern leicht fokussieren kann, um sicherzustellen, dass er seine eigenen Punkte im Auge behält und sich auf jeden Meilenstein vorbereitet.

Der Wert des BIM-Kollaborationsformats

Hier kann das BIM Collaboration Format (BCF) sein ungenutztes Potenzial entfalten. Es handelt sich dabei um einen offenen Standard für den Austausch von Aufgaben, Problemen und Entscheidungen zwischen verschiedenen Programmen, der auf unsere Branche zugeschnitten ist. Auch wenn BIM (Building Information Modeling) Teil seines Namens ist, kann BCF genauso gut bei Projekten ohne BIM eingesetzt werden. Es handelt sich um ein sehr flexibles Format, das es jedem Projekt oder jeder Organisation ermöglicht, die dynamischen Listen der Aufgaben, Probleme und Entscheidungen auf die eigenen spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden.

Catenda Hub (vormals Bimsync) ist vollständig konform mit dem BCF-Standard von buildingSMART International. Wir waren nicht nur die ersten, die die API-Spezifikationen vollständig unterstützt haben, sondern haben auch lange Zeit an der Entwicklung des Standards mitgewirkt. BCF ist in das Herzstück von Catenda Hub (ehemals Bimsync) integriert, mit cleveren Innovationen, die auf jahrelanger Erfahrung und dem Dialog mit Anwendern in der Branche beruhen. Immer wieder sagen uns neue Kunden, dass Catenda Hub (ehemals Bimsync) das Beste ist, was es auf dem Markt gibt.
Siehe Artikel: Wie unterstützen APIs die Innovation bei einem Open CDE?

Als Projektmanager uns sagten, dass sie durch die Umstellung ihrer Projekte von herkömmlichen Besprechungsprotokollen auf dynamische Listen mit Problemen, Aufgaben und Entscheidungen jeden Monat 50 Stunden einsparen und den E-Mail-Verkehr um 80 % reduzieren konnten, wussten wir, dass dies einer der ersten wichtigen Schritte ist, die jedes Projekt unternehmen sollte, um auf seinem digitalen Weg voranzukommen.
Siehe Artikel: Starten Sie Ihre BIM-Reise.

Mit diesem Ansatz lassen sich noch weitere Einsparungen erzielen. Einsparungen, die auf lange Sicht wahrscheinlich die 50 Stunden, die Sie jeden Monat einsparen, in den Schatten stellen werden. Wenn Sie vom dokumentenzentrierten Ansatz der Sitzungsprotokolle zu dynamischen Listen in Ihrem CDE (Common Data Environment) übergehen, schaffen Sie wertvolle Daten, die Ihnen helfen, Ihre Leistung von Projekt zu Projekt zu verbessern. Virtual Design and Construction (VDC) ist eine strukturierte Methodik, die an der Stanford University in den USA entwickelt wurde und die dynamische Listen und Daten zum Lernen benötigt. Und genau das tut BCF. Catenda hat VDC-Dashboards entwickelt, die fortschrittlichen Generalunternehmern bereits helfen, ihre Leistung von Projekt zu Projekt zu verbessern. Die VDC-Dashboards beziehen ihre Daten aus dem BIM Collaboration Format (BCF), das dynamische Listen von Aufgaben, Problemen und Entscheidungen enthält. Wie viele Aufgaben in einem bestimmten Projekt sind zum Beispiel mit ihrem Termin in Verzug? Oder wie ist die tatsächliche Leistung des Projekts im Vergleich zur geplanten Leistung? Oder wie wäre es mit einem aggregierten Datensatz, der zeigt, welche Projekte in einer Organisation am besten in der Lage sind, Aufgaben abzuschließen? Diese Organisationen, die alle ihre Projekte auf dynamischen Listen führen, werden ihre Gewinnspannen bald erheblich verbessern.

Warum BCF? Warum nicht irgendein typisches Aufgabenverwaltungssystem?

Es gibt viele sehr gute Aufgabenverwaltungssysteme, von denen jedes Projekt profitieren kann. Der Grund, warum Sie sich für das BIM Collaboration Format (BCF) entscheiden sollten, ist seine intelligente Verbindung zu BIM. Und BIM ist nicht einfach nur “BIM”. Betrachten Sie Building Information Modeling (BIM) in diesem Zusammenhang als die zentrale Datenstruktur eines digitalen Zwillings für jedes Bauwerk. Vor diesem Hintergrund wird die clevere Verbindung von BCF mit BIM plötzlich unglaublich wichtig für unsere Branche. Mit BCF können Sie ein Problem, eine Aufgabe, eine Entscheidung oder jede andere Art von Element in einer dynamischen Liste mit einem Gesichtspunkt und einer Reihe von Objekten in Ihren Modellen, also in Ihrem digitalen Zwilling, verknüpfen. Dies ist sehr leistungsfähig.

Zunächst einmal wird dadurch die Klarheit eines Problems, einer Aufgabe oder einer Entscheidung enorm verbessert. Mit einem Standpunkt in einem 3D-Modell und einer Liste von Objekten, auf die sich dies bezieht, wird es für alle anderen viel klarer, worum es geht. Vergessen Sie E-Mails mit Screenshots und langen Erklärungen und komplexen Anmerkungen, ganz zu schweigen von dem Chaos, das der E-Mail-Verkehr in der Regel mit sich bringt. Klicken Sie einfach auf eine Schaltfläche, wenn Sie das Problem entdecken, beschreiben Sie es kurz und schicken Sie es dann ab. Sofort wissen alle, die es wissen müssen, genau, worum es sich handelt.

Zweitens kann der digitale Zwilling die Design- und Konstruktionsgeschichte jedes relevanten Objekts enthalten. Das liegt daran, dass jedes Problem, jede Aufgabe und jede Entscheidung, die sich auf einen Gegenstand im digitalen Zwilling bezieht, eine Verbindung zueinander hat. Anhand des Problems können Sie sehen, mit welchen Türen, Fenstern oder Wasserrohren es in Zusammenhang steht. Oder Sie können von jeder Entlüftung oder Spalte aus die damit verbundenen Probleme, Aufgaben und Entscheidungen sehen.

Drittens ermöglicht das Format einen nahtlosen Austausch zwischen verschiedenen Softwareprogrammen. Das bedeutet, dass der Architekt in der von ihm bevorzugten Software und dem von ihm bevorzugten Entwurfswerkzeug arbeiten und seine Aufgaben dort sehen kann, wo er sie tatsächlich ausführt. Die gemeinsame Datenumgebung (Common Data Environment, CDE) hält den Architekten dynamisch über alle Änderungen an allen Aufgaben in seinem eigenen Werkzeug auf dem Laufenden. Selbst ein Klick auf eine Aufgabe innerhalb seines Entwurfswerkzeugs verschiebt den Blickwinkel an die richtige Stelle, was die Erledigung von Aufgaben und die Lösung von Problemen für alle Teammitglieder im Projekt sehr effizient macht.

Das offene CDE von Catenda, Catenda Hub (früher Bimsync), umfasst all diese leistungsstarken Konzepte. Wir sind nicht von einem dokumentenzentrierten Ansatz ausgegangen, bei dem wir Projekte bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten unterstützen wollten. Das haben wir auch getan, aber das Wichtigste war, unserer Branche zu helfen, datengesteuerter zu werden. Das bedeutet, dass wir dazu beigetragen haben, diese Funktionen in den BCF-Standard zu integrieren, und wir haben dafür gesorgt, dass sie ein wesentlicher Bestandteil unserer eigenen CDE-Plattform sind. Auch unsere API unterstützt diese Funktion und macht die Nutzung der umfangreichen Daten, die wir in unserer Plattform sammeln und strukturieren, noch leistungsfähiger. Beginnen Sie Ihre eigene digitale Reise, indem Sie von Sitzungsprotokollen zu dynamischen Listen wechseln, und wachsen Sie mit uns.

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Håvard Bell, CSO bei Catenda.