Normas, cumplimiento y seguridad de los datos

Los C-Levels, líderes empresariales y directores de las empresas del sector AECO son profesionales que han experimentado en su propia vida el cambio del trabajo y la comunicación analógica basada en el papel hacia el mundo digitalizado en el que nos movemos ahora. Como responsables del éxito y del fracaso de sus empresas, y de todas las familias y personas cuyas vidas dependen de ello, son conscientes de la amenaza que representa un entorno legal cambiante.

Afirmar que el trabajo de una empresa de construcción o ingeniería es diseñar una instalación o montar un edificio, es simplemente demasiado ingenuo. Estas empresas tienen que prestar estos servicios y productos, pero siempre dentro de un marco de cumplimiento legal probado. Esto último parecía ser estático hace no más de dos décadas. Ahora está cambiando y adaptándose. A veces la velocidad es tan alta, que parece que se está disparando a un blanco móvil. A veces se trata más bien de una nueva idea que está definida, pero como blanco no es lo suficientemente visible o definido como para apuntar a él.

Fuentes de calidad

Cuando se estudia la gestión profesional de proyectos en el PMI (Project Management Institute), el concepto de Calidad es una de las 10 áreas de conocimiento (en el PMBOK del PMI). En primer lugar, se define el propio concepto para dejar claro que calidad significa básicamente: cumplir con lo esperado. En segundo lugar, se aclara que las normas y el marco legal forman parte de esa calidad. Lo más interesante es el hecho de que la tercera aclaración es que todos los proyectos tienen 3 cualidades o fuentes de calidad que deben ser respetadas.

La propia calidad de la empresa es la principal fuente de calidad. Si una empresa de ingeniería participa en un proyecto, tiene que trabajar internamente basándose en unos flujos de trabajo y unas normas. Los responsables se encargan de tareas que incluyen aspectos precisos del diseño, la denominación correcta de los documentos, los tamaños y códigos de color adecuados de los documentos impresos, etc. Cada empresa tiene eso, incluso un arquitecto individual trabajará en una estructura de carpetas que ha creado, almacenará la información de la manera que haya decidido que es óptima para su tamaño, y se comunicará de maneras específicas con el exterior dependiendo de la relevancia de la información.

La segunda cualidad es que las normas del cliente y el propio objeto son fuentes de calidad. Por normas y según el país o la región, un hospital debe tener X metros de distancia máxima entre A y B, X ascensores según las habitaciones por planta, etc. Algunos clientes añaden un requisito de calidad específico, como un libro de estilo gris, por ejemplo, donde se definen las normas de calidad del cliente para un objeto, es decir, las normas del cliente. Como ejemplo, los Hoteles Hilton definen las normas según los distintos hoteles, por ejemplo, «Garden Inn» o «Hampton by Hilton».

La tercera es la calidad del lugar. Cualquier cliente que quiera construir algo en algún lugar tiene que respetar el marco legal de la ciudad. Esto va en el cubo de las normas o leyes oficiales.

Impacto de la digitalización

Todo esto era complejo, pero bastante claro hace dos décadas. Sólo se trataba de organizar el contenido de los documentos y el resultado físico del proyecto, que para la mayoría de los participantes parecía ser un edificio o una instalación. Incluso en aquellos tiempos, el PMI ya hablaba del otro resultado de cada proyecto y se refería a él como un conjunto de datos. El objetivo de ese conjunto de datos era que volvieran a la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) para ser utilizados como registros para los procesos de mejora continua y para la gestión de futuras reclamaciones.

¿Qué ha pasado con la digitalización? Los documentos se han convertido en datos y ha nacido una capa de metadatos. Los datos se comparten, se vinculan y se envían. Esto genera un aumento exponencial de datos, que luego afecta a la información. Los datos de este documento dicen que 1+1=2. Sin embargo, ahora es posible saber cuántas personas han visto el documento y cuántas están trabajando en el archivo actual. Con los mismos datos, es posible pasar de una información a una cantidad mucho mayor, por ejemplo, 24. Y este ejemplo sigue siendo muy conservador. La digitalización de los datos, en el caso del viaje BIM (Building Information Modeling) del aeropuerto de Schiphol, representó la base de un «Gemelo digital (1:1) del aeropuerto» modelado en 3D.

Por lo tanto, la calidad número uno (es decir, la calidad de la empresa en sí) se ve afectada en términos de «lo que podemos compartir/publicar», que debe ser filtrado. La segunda calidad, es decir, las normas de los clientes y el propio objeto, se ha vuelto increíblemente compleja, ya que la normativa en torno a los objetos en un entorno de copia-pega se ha multiplicado infinitamente. Antes era posible construir un edificio con 10 dibujos y 20 páginas de texto. Ahora son más bien 500 dibujos y 1000 páginas de texto. Por último, la calidad número tres, es decir, la calidad puntual, se ha convertido en la peor, ya que ahora se trata de definir el qué y el cómo.

Es obvio que hay que regular la protección de los datos personales. El efecto colateral es entender cómo hacerlo en un mundo en el que todo está etiquetado con metadatos y proyectos transnacionales, incluyendo diferentes regulaciones. Entonces, ¿Cuál es el marco jurídico que hay que respetar? Por un lado, se trata de un reto muy interesante, ya que se combina con las tensiones globales debidas a los diferentes enfoques de la autoridad de los datos. Por otro lado, las tecnologías, en constante evolución, ya no pueden funcionar en servidores alojados de forma privada y deben externalizarse a la nube. En este último caso, el control del alojamiento es mucho más difícil. El mercado insiste en preservar la seguridad de los datos, pero esto es más fácil de declarar que de hacer. La protección de datos, el GDPR, las normas, el cumplimiento de la normativa, etc. son los temas más candentes desde hace algunos años, y lo serán aún más.

Esto nos lleva de nuevo a los líderes de las empresas que intentan tomar las decisiones correctas, o al menos no dramáticamente incorrectas. Para decidir el sistema que elegirán estos actores en los próximos años, necesitan pensar en un sistema que sea capaz de proteger los datos, almacenarlos en los lugares correctos con garantías, proteger a los participantes del proyecto y sus datos personales. Al mismo tiempo, los sistemas tienen que establecer las condiciones para garantizar que las tres cualidades sean posibles en el futuro dentro de él. Tienen que decidir cómo el ecosistema de proyectos y herramientas les permitirá seguir creciendo hacia mayores grados de digitalización.

Andrés Garcia Damjanov, Chief Revenue Officer (CRO) en Catenda.