Gestión de siniestros en el sector AECO

Las estadísticas muestran que una de las principales preocupaciones de los líderes empresariales del sector AECO (Arquitectura, Ingeniería, Construcción y Explotación) es la capacidad de sus empresas para hacer frente a los siniestros. Esto se explica porque la cultura de la industria está orientada a la reclamación, por lo que está profundamente arraigada en la historia de la propia cadena de valor.

La situación

A gran escala, la industria AECO es una industria fragmentada con actores o roles más pequeños, lo que les permite asociarse en diferentes constelaciones una y otra vez, dependiendo del proyecto. Esta fragmentación es muy flexible, pero no facilita la reorganización, la mejora continua y la especialización de una empresa monolítica. Al mismo tiempo, las responsabilidades y los riesgos contractuales se distribuyen entre todos estos actores, lo que hace muy difícil alinear los intereses generales.

Dado que el sector de la construcción es cíclico, lo que significa que puede pasar de estar en auge a ser muy débil, dependiendo del país y de las fluctuaciones mundiales, la mayoría de los actores que han sobrevivido han adoptado una estrategia de flexibilidad y capacidad de crecimiento y contracción en lugar de inversiones a muy largo plazo. La prioridad principal es adquirir el siguiente proyecto; todo lo demás es secundario. Si no hay suficientes proyectos, las empresas vuelven a encogerse. Este no es el terreno ideal para estrategias sostenibles y orientadas a la calidad a medio y largo plazo.

Lo que las empresas necesitan como entorno para profesionalizar todos sus procesos y operaciones es, en primer lugar, afrontar el reto de generar un flujo de caja previsible, es decir, un número predecible de proyectos que entren año tras año. Y este no es el caso. Un factor importante que hay que entender es que, para tener un flujo predecible de actividad entrante, primero hay que entender e influir en el origen de esa actividad.

El origen es bipolar: por un lado, la construcción con dinero público; y por otro, la actividad que surge de la inversión privada. Los actores intentan captar nuevos clientes y asegurarse de que su trabajo es tan bueno que seguirán con ellos en futuros proyectos. Además, los profesionales participan constantemente en los concursos públicos con la esperanza de captar una parte de este mercado.

Los propietarios o promotores privados no lanzan constantemente nuevos proyectos. El sector público también es imprevisible, si se trata de que una empresa intente dimensionar exactamente el negocio que verá en los próximos 3 años. Pero, el factor más interesante es el hecho de que los proyectos terminan sobrepasando el tiempo y el presupuesto, y esto es una especie de concepto aceptado (probablemente originado en el sector público). Según los países, los actores ofrecen sus servicios entre un 20 y un 30% por debajo del precio, sabiendo que existe un mecanismo para recuperar ese dinero. Esto es históricamente aceptado, incluso los propietarios privados presupuestan cubos de contingencia, sabiendo que esto sucederá. Por último, pero no por ello menos importante, la cantidad de tiempo que los actores deben dedicar a su «sistema de adquisición» es elevada. Así que el sector está enormemente fragmentado en pequeñas piezas individuales que trabajan juntas por proyectos y con presupuestos más que ajustados.

En España hay una expresión que dice: “Blanco y en botella”. El terreno perfecto para las tensiones económicas y los conflictos de intereses, ya que la salud económica de la mayoría de los participantes depende de cuántas órdenes de cambio en términos de servicios o materiales son capaces de luchar en el contrato original.

Ver el artículo: Crear nuevos modelos de negocio.

El reto

No se trata de pintar una imagen negativa del sector de la construcción, pero es lo que ha sido desde los romanos. Es importante entender que una fuerte capacidad de gestión de siniestros es la base para la supervivencia de los participantes y luego de su negocio. Originalmente, para cada uno de ellos, existe un contrato que define lo que se debe entregar. Durante los meses de ejecución del proyecto, tendrán que hacer frente a la entrega de lo que se esperaba, a la entrega tardía, a la entrega incorrecta o incluso a la no entrega.

Todos estos cambios se reflejarán en diferentes tipos de flujos de comunicación:

• Informal: por ejemplo, correo electrónico, WhatsApp, etc.;
• Formal: por ejemplo, un conjunto de dibujos o documentos publicados con anotaciones; cargados en la plataforma de datos compartidos;
• Superformal: incluyendo las entregas oficiales de información que son un apéndice de un contrato.

Los actores de AECO saben que todo esto puede parecer sencillo, pero es una compleja maquinaria para mantener a la gente informada sobre lo que forma parte oficialmente del proyecto y lo que no. Y toda la gestión de reclamaciones se basa en «atacar» estos flujos de información, intentando demostrar que alguien no hizo exactamente lo que se acordó con ellos. Internamente, la mayoría de las empresas no tienen problemas con estos flujos de información, datos y decisiones. Además, nadie va a acudir a los tribunales internamente para reclamarlo.

Así que el verdadero reto es construir una “plataforma comercial” o sistema que cubra el riesgo de cada participante y le ayude a demostrar el cumplimiento. Incluso en los años BB (antes de la tecnología Building Information Modeling (BIM)), la gente entendía el concepto de una única fuente de verdad. El punto único desde el que se distribuían los datos en paquetes de información a los participantes. Sobre el papel, esto ya era un reto, ya que diseñábamos principalmente en 2D, y las interpretaciones podían generar resultados diferentes. Si se añaden algunas D más, se obtienen más normas, participantes, reglas e información digital. Las partes interesadas de AECO todavía están aprendiendo el significado de todo ello. Ni siquiera los marcos legales están claros al respecto, y menos aún cuando se trata de proyectos internacionales, ya que la ley es diferente en los distintos países.

La respuesta

Dicho esto, lo que es “blanco y en botella” de nuevo es que los participantes en el proyecto necesitan cubrir 3 aspectos cuando se trata de controlar la gestión de reclamaciones.

• Necesitan un espacio donde vivan los documentos del proyecto (los actualizados y los archivados);
• Necesitan un espacio donde vivan los modelos virtuales (los actualizados y los archivados);
• Necesitan un espacio donde la comunicación esté centralizada y tenga la capacidad de involucrar o enlazar directamente los modelos y los documentos.

Estas tres dimensiones tienen que ser únicas (no multiplicadas muchas veces por cada participante) y luego filtradas, para que cada participante pueda decidir lo que se comparte y lo que está en curso.

Y lo que es más importante, dado que estos proyectos son largos y el ecosistema de software cambia cada año, estas tres dimensiones tienen que basarse en formatos y estándares neutrales y abiertos (por ejemplo, Open Common Data Environment, BIM Collaboration Format BCF, Industry Foundation Classes IFC), para que se pueda acceder a ellas en el futuro, independientemente de que se tenga o no una aplicación de software concreta.

Lee: Cinco buenas razones para usar open BIM.

Andrés Garcia Damjanov, Chief Revenue Officer (CRO) en Catenda.