Olvida las actas de reuniones y aumenta tu productividad

Abandonar las actas de las reuniones puede ser el primer paso y el más sencillo para iniciar tu transformación digital. En lugar de largas actas de reunión, haz un seguimiento de tu progreso mediante la gestión dinámica de tareas y problemas. El formato abierto de colaboración BIM (BCF), una manera de intercambiar incidencias y tareas, tiene increíbles poderes ocultos para nuestra industria.

Todos los hemos visto: Las actas de las reuniones suelen ser largas y tediosas, y crecen en tamaño durante la vida del proyecto. Es un documento estático, redactado por una persona y distribuido al equipo después de cada reunión. En las páginas 23, 27 y 45 encontrarás las tareas y asuntos relacionados contigo. Otra persona encontrará sus tareas y problemas en las páginas 12, 15 y 57. El pobre gestor debe hacer un seguimiento de todo esto, obteniendo información de cada persona, quizás por correo electrónico, sobre el estado, cuando las cosas están hechas, o las actualizaciones que necesitan la participación de otra persona del equipo. Luego, previo a la siguiente reunión, hay que disponer de tiempo para actualizar las actas, copiando en un nuevo documento y actualizando el texto. Todo el mundo tiene que volver a leer todo para asegurarse de que está actualizado. Esto es, en el mejor de los casos, engorroso, pero muy probablemente es disfuncional.

Todo se reduce a tres cosas importantes:

• ¿Qué tareas se asignan a quién y cuándo deben completarse para que el proyecto se ajuste al calendario?
• ¿Qué problemas han surgido, quién debe ser el responsable de resolverlos y cuándo deben resolverse para mantener el rumbo?
• ¿Qué decisiones se toman, quién y cuándo?

Tener un control total de todo hará que cualquier proyecto avance sin problemas y de forma predecible. Esto significa que existen reuniones para alinear al equipo en estas tres categorías y asegurarse de que los miembros del equipo del proyecto están haciendo todo lo posible para realizar las tareas, resolver los problemas y tener un registro de decisiones transparente.

El poder y el valor del entorno común de datos CDE

En lugar de hacer un seguimiento en documentos, las listas dinámicas manejadas por el Common Data Environment (CDE), harán que sea mucho más eficaz estar al tanto del progreso y mantener un control completo del proyecto. Las listas dinámicas permiten filtrar por relevancia, actualizando cada elemento con el nuevo estado de forma distribuida, de modo que todo el mundo tiene acceso instantáneo al estado en tiempo real de cada elemento. No es necesario informar del estado de una tarea en un correo electrónico al gestor, simplemente se actualiza el estado de la tarea en el CDE y al instante todo el mundo lo sabe. Los problemas pueden registrarse y asignarse en el momento en que surgen, manteniendo a todo el mundo alerta ante posibles retrasos de inmediato. Las decisiones también pueden registrarse a medida que se toman, manteniendo a todos en la misma página en todo momento. Con listas dinámicas como esta no hay necesidad de actas de reunión, ya que el verdadero estado del proyecto se mantiene al día en tiempo real y todo el mundo puede enfocar fácilmente las listas con filtros, para asegurarse de estar al tanto de sus propios elementos y prepararse para cada hito.

El valor del BIM Collaboration Format

Aquí es donde el BIM Collaboration Format (BCF puede dar rienda suelta a su potencial sin explotar. Se trata realmente de un estándar abierto para intercambiar tareas, problemas y decisiones entre distintos programas informáticos, que está adaptado a nuestro sector. Aunque BIM (Building Information Modeling) forma parte de su nombre, BCF puede funcionar igualmente en proyectos sin BIM. Es un formato muy flexible, que permite a cada proyecto u organización adaptar las listas dinámicas de tareas, problemas y decisiones a sus propias necesidades específicas.

Catenda Hub de Catenda es totalmente compatible con el estándar BCF de buildingSMART International. No solo fuimos los primeros en soportar completamente las especificaciones de la API, sino que también contribuimos desde hace mucho tiempo al desarrollo del estándar. El BCF está incorporado en el corazón de Catenda Hub con innovaciones inteligentes que se basan en años de experiencia y diálogo con los usuarios de la industria. Una y otra vez, los nuevos clientes nos dicen que Catenda Hub es el mejor de su clase.

Ver artículo: ¿Cómo apoyan las API la innovación en un Open CDE?

Cuando los gestores de proyectos nos dijeron que pasar sus proyectos de las tradicionales actas de reunión a listas dinámicas con asuntos, tareas y decisiones, les ahorraba 50 horas cada mes y reducía el correo electrónico en un 80%, supimos que este es uno de los primeros pasos importantes que cualquier proyecto debe dar para avanzar en su viaje digital.
Ver artículo: Comienza en el mundo del BIM.

El ahorro es aún mayor con este enfoque: Un ahorro que, a largo plazo, probablemente eclipsará las 50 horas economizadas cada mes. Cuando se abandona el enfoque centrado en los documentos de las actas de las reuniones y se pasa a las listas dinámicas en el CDE (Entorno Común de Datos), se crean datos valiosos que ayudan a mejorar el rendimiento de un proyecto a otro. El Virtual Design and Construction (VDC) es una metodología estructurada desarrollada en la Universidad de Stanford (EE.UU.) que requiere listas dinámicas y datos para aprender. Eso es exactamente lo que hace BCF. Catenda, ha desarrollado cuadros de mando VDC que ya están ayudando a los contratistas más innovadores a mejorar su rendimiento de un proyecto a otro. Los cuadros de mando VDC obtienen sus datos del Formato de Colaboración BIM (BCF) basado en listas dinámicas de tareas, problemas y decisiones. Por ejemplo, ¿Cuántas tareas de un determinado proyecto van con retraso? O, ¿Cuál es el rendimiento real del proyecto en comparación con el rendimiento previsto? ¿O qué tal el conjunto de datos que muestran qué proyectos de una organización son los que mejor cierran las tareas? Estas organizaciones, al ejecutar todos sus proyectos en listas dinámicas, pronto mejorarán sus márgenes de forma significativa.

¿Por qué BCF? ¿Por qué no cualquier sistema típico de gestión de tareas?

Hay muchos sistemas de gestión de tareas muy buenos que podrían beneficiar a cualquier proyecto. La razón por la que deberías elegir BCF es por su inteligente conexión con BIM. Y BIM no es solo «BIM». Piensa en el Modelado de Información de Construcción (BIM), en este contexto, como la estructura de datos central de cualquier gemelo digital para cualquier activo construido. Teniendo esto en cuenta, de repente tener la conexión inteligente de BCF con BIM se convierte en algo increíblemente importante para nuestra industria. BCF permite vincular un problema, una tarea, una decisión o cualquier otro tipo de elemento en una lista dinámica, a un punto de vista y a un conjunto de objetos en sus modelos, por lo tanto, en su gemelo digital. Esto es muy potente.

En primer lugar, esto da una enorme claridad a un asunto, una tarea o una decisión. Con un punto de vista en un modelo 3D y una lista de objetos a los que pertenece, resulta mucho más claro para cualquier otra persona de qué se trata. Olvídate de los correos electrónicos con capturas de pantalla y largas explicaciones y anotaciones complejas, por no hablar del caos que suele conllevar la correspondencia por correo electrónico. Basta con hacer clic en un botón cuando descubras el problema, describirlo brevemente y enviarlo. Al instante, todos los que necesitan estar informados, saben exactamente de qué se trata el problema.

En segundo lugar, permite que el gemelo digital contenga el historial de diseño y construcción de cualquier elemento relevante en él. Esto se debe a que cada tema, tarea y decisión que se relaciona con un elemento en el gemelo digital, tendrá un enlace entre sí. Desde la incidencia se puede ver con qué puertas, ventanas o tuberías de agua estaba relacionado. O bien, desde cualquier ventilación o columna se pueden ver las cuestiones, tareas y decisiones relacionadas con ellas.

En tercer lugar, el formato permite un intercambio fluido entre distintos programas informáticos. Eso significa que el arquitecto puede trabajar en su software y herramienta de diseño preferidos y ver sus tareas donde realmente desarrolla su trabajo. El Entorno Común de Datos (CDE) mantiene dinámicamente al arquitecto al corriente de todos los cambios en todas las tareas, dentro de su propia herramienta. Incluso haciendo clic en una tarea, dentro de su herramienta de diseño, moverá el punto de vista a la ubicación exacta, por lo que es muy eficiente para completar las tareas y resolver los problemas para todos los miembros del equipo del proyecto.

El CDE abierto de Catenda, Catenda Hub, incluye todos estos potentes conceptos. No partimos de un enfoque centrado en los documentos, en el que queríamos ayudar a los proyectos a compartirlos. También lo hicimos, pero lo importante era ayudar a que nuestra industria se orientara más hacia los datos. Eso significa que ayudamos a diseñar estas características en el estándar BCF, y ciertamente nos aseguramos de que fuera una parte vital de nuestra propia plataforma CDE. Incluso lo soportamos en nuestra API, lo que hace aún más potente la utilización de los datos enriquecidos que recogemos y estructuramos en nuestra plataforma. ¡Comienza tu propio viaje digital pasando de las actas de reunión a las listas dinámicas y crece con nosotros!

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Håvard Bell, CSO en Catenda.