Bianca En el sector de la construcción se utilizan mucho las siglas cuando se trata de documentos recurrentes pero importantes. Cuantos más reglamentos, procesos de gestión de proyectos u otras normas salen a la luz, más documentación debe elaborar el equipo del proyecto. La metodología Building Information Modeling (BIM) ha traído consigo muchos acrónimos nuevos, como el EIR (Employer Information Requirements) y el BEP (BIM Execution Plan). La gente suele confundirlos, ya que el BIM no ha aterrizado todavía en todos los proyectos ni en todas las empresas. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ambos?
El origen
En lugar de entrar de lleno en el tema, es interesante retroceder en el tiempo y ver dónde se originó.
En 1969, 5 personas en Estados Unidos decidieron que sería beneficioso para cualquier profesional establecer unas reglas básicas para la gestión de proyectos: así nació el Project Management Institute (PMI).
A lo largo de los años, el PMI ha establecido conceptos y procesos clave para gestionar y planificar un proyecto. Estos procesos se han dividido en 5 grupos:
(1) Iniciación
(2) Planificación
(3) Ejecución
(4) Seguimiento y control
(5) Cierre
Para que cada parte interesada tenga una comprensión común del proyecto, y dado que hay una gran cantidad de datos compartidos, es importante redactar documentos que detallen cada uno de los procesos mencionados.
A lo largo de los años, también se introdujeron nuevas tecnologías. Las tecnologías crearon nuevas capas de comunicación: pasamos de las reuniones y las cartas a las llamadas telefónicas y los correos electrónicos, a los chats en directo y a los cambios en tiempo real de los entregables. Esto obligó a adaptar la gestión de la información de los proyectos.
Al otro lado del charco, en esta época, la norma BS1192:1990 definía procesos y métodos para la gestión de la información. En la década de los 90, aún se trataba principalmente de información en 2D, pero la tercera edición de la BS1192 en 2007 introdujo la información basada en modelos 3D (que más tarde se convirtió en la ISO 19650). Al igual que la Guía del PMBOK, las normas británicas sientan las bases del alcance, la calidad y los recursos de la gestión de la información mediante la elaboración de los requisitos de información del empleador (EIR) y el plan de ejecución BIM (BEP).
Descubre más sobre la ISO 19650 aquí.
¿Cuáles son sus objetivos?
Cuando un propietario o un promotor inmobiliario inicia un proyecto, redacta un informe de proyecto y unos requisitos técnicos con la ayuda de algunos especialistas. En estos documentos describen lo que esperan del activo y lo que pretenden conseguir. También proporcionan información crucial sobre las condiciones medioambientales y las normas, reglamentos y certificaciones aplicables a ese proyecto, para que las empresas puedan fijar el precio de la ejecución del proyecto. Además de los precios, cada empresa redacta una respuesta al briefing del cliente, denominada «Propuesta de licitación».
Al firmar un contrato con la empresa seleccionada, el informe del proyecto, los requisitos técnicos y la propuesta de licitación se convierten en documentos contractuales. Ambas partes están legalmente vinculadas por ellos.
Si la parte contratante ha decidido llevar a cabo el proyecto utilizando la metodología BIM, tendrá que redactar unos Requisitos de Información de Intercambio (anteriormente denominados Requisitos de Información del Empleador en la BS1192), que pasarán a formar parte de los Requisitos Técnicos y, por tanto, se convertirán en un documento contractual.
Al igual que en la Propuesta de Licitación, la empresa contratada proporcionará un Plan de Ejecución BIM precontractual como parte de su oferta.
En términos generales y sencillos, el documento de requisitos de intercambio de información detalla los siguientes temas:
- Las razones por las que el Cliente ha decidido utilizar BIM(para obtener un modelo para la fase de FM, para gestionar datos en toda la cartera de activos, para aumentar la productividad y la eficiencia durante la fase de diseño, etc.)
- La responsabilidad de la gestión, producción, recopilación y control de la información intercambiada
- Aspectos técnicos (formato de los entregables, etc.)
El Plan de Ejecución BIM es la respuesta al EIR de la empresa que responde a la licitación (un contratista, un arquitecto o una empresa de ingeniería). En él se detalla:
- Cómo producirán lo necesario para el Cliente
- La definición de la matriz de responsabilidad exacta
- El aspecto técnico detallado (el software utilizado, las caídas de datos, la planificación, etc.)
¿Por qué se confunden a menudo?
Como se ha mencionado en la introducción, la metodología BIM no está muy extendida en el sector. La mayoría de los proyectos se llevan a cabo sin un espacio común para compartir y almacenar datos. La gestión de la información sigue estando muy fragmentada, y cada empresa utiliza sus propios servidores y archivadores de obra. Así que la primera razón sería la falta de experiencia.
Puede ser que se trate de su primera operación gestionada con BIM y, por tanto, nunca hayan oído hablar de EIR, BEP, etc.
O puede que no sea su primera vez, pero que no hayan captado los distintos conceptos porque se han explicado de forma compleja.
Otra explicación sería los propios términos: en inglés, los dos documentos tienen nombres muy diferentes y la gente puede entender fácilmente a qué fase de un proyecto se refieren (Requirements para el diseño temprano y la expresión de necesidades, Execution como en la fase de construcción). Sin embargo, en francés, por ejemplo, los dos documentos tienen títulos muy similares: «Charte BIM» y «Convention BIM». Así que si un equipo de proyecto quiere entrar en la Metodología BIM, debe contar con el apoyo de buenos especialistas.
Entrando en más detalles (¡¿Pre y post BEP?!)
He aquí una cita importante de la Guía del PMBOK: «Debido al potencial de cambio, el desarrollo del plan de gestión del proyecto es una actividad iterativa y se elabora progresivamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto […] La elaboración progresiva permite al equipo del proyecto definir el trabajo y gestionarlo con un mayor nivel de detalle a medida que el proyecto evoluciona».
Lo mismo ocurre con el plan de gestión de la información. Si bien un PIE rara vez se actualiza en el transcurso de un proyecto debido a su valor contractual, podría ser el caso cuando se incorporan al proyecto nuevas partes interesadas (como el Facility Manager) o se implantan nuevas tecnologías en la empresa del cliente (como un BOS – Building Operating System).
Es más habitual que las empresas redacten BEPs precontractuales cuando responden a una licitación de dos fases en un proyecto de diseño y construcción, con respuestas amplias al EIR del cliente, para demostrar sus conocimientos de BIM. Una vez designada, la empresa tendrá que detallar aún más sus BEP, lo que dará lugar a las BEP posteriores al contrato.
Este último se redacta a partir del BEP previo e incluye más detalles, como la planificación real del proyecto y el plan de entrega de información. A medida que el proyecto evoluciona (es decir, nuevas partes, nuevas limitaciones, etc.), este documento se actualizará constantemente para incorporar esos cambios. El Post-BEP es más un documento de trabajo que un documento contractual, y madurará a medida que avance el proyecto.
La diferencia entre el EIR y el BEP estriba en quién los ha redactado, con qué propósito y cuándo. Una forma de evitar que estos dos documentos se confundan es designar a partes interesadas competentes que le ayuden a desarrollar sus conocimientos mientras realiza el proyecto. Y mientras tanto, si busca un documento de apoyo para redactar su BEP, siempre puedes emplear esta plantilla como guía.
Dato curioso: «Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado (hardware o software)» está en la lista de los «ejemplos de proyectos» del PMBOK.
Bianca Giorsetti, Directora de Francia en Catenda.
—
Fuentes:
https://www.pmi.org/about/learn-about-pmi/history-of-pmi
https://www.designingbuildings.co.uk/wiki/BS_1192
PMBOK Guide Fifth Edition
Eva 
catenda 