Las 5 S y Catenda Hub

Los entornos de trabajo están ligados al cambio con la digitalización. Esta última desafía nuestras viejas formas de trabajar. Este proceso aumentará la calidad y la productividad de las competencias, el respeto y la colaboración dentro del equipo. Catenda Hub (anteriormente Bimsync), diseñado para el trabajo en equipo, coordina la convivencia en este entorno digital tan diverso en especialidades, lenguas y culturas.

5S vs. Catenda Hub

El principio de las 5s proviene de Japón e incluye 5 palabras: Seiri, Seiso, Seiton, Seiketsu, y Shitsuke, traducidas como Selección, Orden, Limpieza, Estandarización y Disciplina. Son 5 preceptos que deben ser interiorizados y aplicados por cada individuo en su entorno de trabajo. La misión es optimizar el rendimiento personal, mejorar la calidad y en consecuencia, el resultado final.

Cuando se requiere un trabajo colaborativo totalmente deslocalizado entre múltiples individuos, múltiples idiomas y diversas formas de gestionar el trabajo, es de suponer que habrá que aceptar unas normas comunes de convivencia. Los procesos de trabajo en Building Information Modeling (BIM) heredan su forma de convivencia en los fundamentos más elementales del lean.  Sin embargo, no siempre son conocidos por todos los miembros de los equipos. Este puede ser un gran obstáculo cuando hemos estado acostumbrados a trabajar de forma individual, pero todo puede cambiarse.

En este artículo mostraremos cómo es posible fusionar los principios lean utilizando Catenda Hub. La interfaz de Catenda Hub es la plataforma donde dispones de un visor para consultar los modelos (plantillas), un canal de comunicación (incidencias), y un Entorno Común de Datos (CDE) (documentación). Obviamente, el mal uso de sus funcionalidades puede generar el caos en el proyecto, pero las herramientas para conseguir tu puesto de trabajo ideal están a tu alcance. ¿Cómo puedes lograrlo? Empleando las 5S.

1º S: Seiri – Selección

Identificar, clasificar, separar y eliminar la documentación y materiales innecesarios del puesto de trabajo, manteniendo lo esencial para el día a día. Recopilar todo tipo de información no es muy eficiente. A mayor volumen, más tiempo pierden los participantes del proyecto buscando lo que necesitan. Aumentando la posibilidad de cometer errores si no encuentran la última versión, lo que genera un mayor estrés y desánimo.

Cuando se trabaja en Catenda Hub, es esencial ofrecer información útil y relevante a todos los miembros del equipo para que tomen decisiones en su área de responsabilidad. La información no verificada no puede ser compartida dado que podría dar lugar a errores de calidad, pérdida de tiempo, etc.

Por ejemplo, la funcionalidad del modelo de Catenda Hub te ofrece una trazabilidad completa del historial de trabajo.  En principio, no se prescinde de ningún modelo. Todos los participantes del modelo son conocedores de una situación donde se requiere volver a una versión anterior dado que los últimos avances no han supuesto la mejora esperada. Los criterios de qué tiene valor y durante cuánto tiempo ha de conservarse, se establece desde el inicio y se comunica a todos los participantes. Llegado el caso, la persona responsable de eliminar la información adscrita al proyecto es siempre el administrador del mismo, por lo que no hay posibilidad de pérdidas erróneas.
La utilidad de biblioteca, donde se alberga la carpeta de documentos, es especialmente sensible. Cualquiera de las fases de vida de un proyecto va sumando al expediente cantidades de información que pueden convertirse en poco manejables. Ser lean exige que toda esa documentación sea válida y en consecuencia útil.  A través de la asignación de permisos a los participantes, se regula la accesibilidad a este banco de información. No todo el mundo puede compartir cualquier cosa. Cada uno tiene sus posibilidades.

2º S: Seiso – Orden

Una vez los participantes han seleccionado todo aquello que aporta valor para el desarrollo de su proyecto en la plataforma, deben asegurarse de que la información generada se ubica en el lugar habilitado para tal fin. La agilidad para encontrar aquello que deben consultar o descargar se multiplica. Además, si no está en el lugar asignado, podrían pensar que alguien lo ha retirado sin avisar y en consecuencia, haber generado un problema.

Catenda Hub se estructura de acuerdo con cada una de sus utilidades, pero es el usuario quien decide cómo ha de organizarse el contenido de cada una de ellas. No obstante, el propio sistema pone a disposición numerosas posibilidades para poner orden. Por ejemplo, si nos fijamos en la utilidad de incidencias, la gestión de estas puede estructurarse según diferentes paneles que pueden atender a los diferentes aspectos del proyecto. Además, a los participantes se les hace partícipes de unos u otros en función de sus competencias, limitando así el tiempo de búsqueda.

3º S: Seiton – Limpieza

Mantener un entorno de trabajo limpio exige además que todo esté en perfecto estado de uso. ¿De qué sirve disponer de algo que está ocupando lugar y no aporta valor a nuestra actividad? ¿Confusión? ¿Pérdidas de tiempo en la espera de apertura de ficheros? El trabajo entre múltiples usuarios tiende a producir excesos de información porque todo el mundo guarda cosas “por si acaso” y resultan inútiles y estorban al resto de los participantes.

En el caso de nuestra plataforma Catenda Hub, el propio sistema permite la identificación de cada una de las revisiones de cualquier documento. Todas están numeradas y la ausencia de una puede disparar las alertas sobre algún posible error.

4º S: Seiketsu – Estandarización

La estandarización, además de evitar la degradación de lo conseguido en las tres primeras S´s, representa la mejor forma para realizar un trabajo seguro y ordenado.  Permite a los usuarios distinguir una situación normal de la que no lo es y, en definitiva, asegura el desempeño con calidad. Recuerda que las “no calidades” son objeto de eliminación de nuestros procesos productivos.

Si volvemos al caso de Catenda Hub, el open CDE establece sus estándares en su estructura de trabajo. Es posteriormente el BIM Manager quien establece los parámetros de uso. Dependerá pues de su nivel de exigencia el que toda la gestión del trabajo mantenga los mínimos establecidos. Lo que resulta fundamental es la publicación de las normas, consignas, los riesgos y las prohibiciones. Todos los agentes que participan en el proyecto deben conocer los estados de referencia y son responsables de su cumplimiento.

5º S: Shitsuke – Disciplina

Ahora que ya tenemos definidos los estándares de trabajo, corresponde el mantenimiento de estos mediante la creación del hábito de uso. Practicar para mejorar. Es la fase en la que el participante obtiene su autonomía y puede dar el máximo de sí mismo. Es más, pueden detectar los desvíos y trasladarlos a los responsables para que a su vez lleve siempre el proyecto a la mejora continua.

Catenda Hub simplifica la recolección de datos para comprobar si se cumplen los estándares. Al rastrear las incidencias, los participantes pueden observar multitud de parámetros como tiempos de respuesta, la carga de trabajo de cada miembro del equipo, tipo de incidencias dominante, cumplimiento de hitos… Realmente valioso, si tenemos en mente seguir mejorando. Conectar Catenda Hub con integraciones como Power BI amplía aún más sus posibilidades, permitiendo realizar análisis avanzados. Siempre creciendo. Siempre mejorando.

Azucena García García, Arquitecta, Technical Consultant para Catenda, España y Sudamérica – DAAG.